Cualquier negocio con asalariados a cargo debe realizar un registro retributivo, aunque se trate de un pequeño negocio y solo tenga uno o dos empleado en plantilla. En este último caso, los autónomos deben tener en cuenta una serie de pautas establecidas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para evitar vulnerar algún derecho fundamental de los trabajadores, explicó a este medio Luis San José, abogado laboralista y profesor de la UNIR.
Es importante tener en cuenta que Protección de Datos pone especial énfasis en preservar la intimidad de los empleados, de forma que deben figurar datos disociados y no datos personales, un criterio que comparte el Tribunal Supremo, por lo que no deberá incluirse ninguna información que pueda identificar al trabajador o trabajadores.
Esto puede generar dudas en el caso de los negocios cuentan con pocos empleados en la plantilla, y especialmente, para aquellos autónomos que sólo tienen uno o dos trabajadores a cargo. En estos casos, los negocios deben mantener las pautas para que figuren datos disociados y no personales, y diferenciar entre la obligación de tener el registro -que debe realizarse en cualquier caso de cara a la Inspección-, y el acceso a la información del registro, que presenta determinadas restricciones.
Si, ante la ausencia de representantes de los trabajadores, los asalariados solicitan acceder a la información del registro salarial, en principio, no podrán acceder a la información íntegra -como los datos del propio autónomo o de otros empleados, en caso de que los haya-. “Si un empleado pide acceder a la información del registro retributivo, solo podrá acceder al suyo, no la información total. Porque entonces sí que es posible vulnerar el derecho a la intimidad del resto de la plantilla, serían identificables”, añadió San José.
Protección de Datos aclara qué pautas seguir para no vulnerar el reglamento en la elaboración del registro retributivo
Según la última estadística de afiliación a la Seguridad Social, más de 257.000 autónomos cuentan con un asalariado a cargo, y más de 97.000 tienen dos, siendo ambas las opciones más frecuentes entre los trabajadores por cuenta propia con empleados.
Estos negocios también deben realizar el registro retributivo de su plantilla a pesar de contar con un bajo número de trabajadores, pero teniendo en cuenta que no pueden vulnerar el Reglamento de Protección de Datos.
Según el reglamento, acorde con el fallo del Tribunal Supremo, el registro retributivo debe incluir los valores medios de los sueldos, desagregados por sexo, pero no es necesario introducir datos que permitan identificar los salarios individuales de cada miembro de la plantilla, independientemente de cuántas personas la compongan.
Esta pauta se entiende bajo la obligación de que el registro no debe incluir tan solo al empleado o empleados a cargo, sino que debe realizarse de toda la plantilla en todos los puestos de trabajo, incluido el salario del autónomo al frente del negocio, sin que haya excepciones en el alcance de la norma.
A su vez, en el caso de los negocios con dos asalariados a cargo, el registro también se llevará a cabo aunque las personas que ocupan los puestos pertenezcan al mismo sexo.
En ese sentido, la Agencia Española de Protección de Datos establece en relación con la protección de datos personales en cuanto al registro salarial que se debe tener en cuenta que:
- El registro de salarios no justifica el tratamiento de datos personales. En dicho registro no ha de constar el salario de cada persona trabajadora, sino los “valores medios” de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de la plantilla “desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor”.
- Deben figurar datos disociados y no datos personales, aunque se trate de un negocio con pocos trabajadores.
- En cualquier caso, como los datos disociados pueden convertirse en personales en las categorías o grupos profesionales con un reducido número de asalariados, siendo “perfectamente identificables por mera deducción para todo el que pudiera acceder al registro”, la AEPD también establece que:
- El registro debería contar con las medidas de seguridad basadas en el análisis de riesgos conforme al RGPD.
- El empleador debería informar a las personas trabajadoras del tratamiento de datos personales y de su finalidad.
Cabe recordar que la Directiva europea de transparencia salarial añade que se debe cumplir con la normativa comunitaria en cuanto a protección de datos y que “deben añadirse garantías específicas para evitar la divulgación, directa o indirecta, de información sobre un trabajador identificable”.
Los autónomos con asalariados deben diferenciar entre la obligación de tener registro y el acceso a su información
Como explicó San José, hay que diferenciar entre la obligación de tener el registro, que debe cumplirse cara a la Inspección, y las peticiones para acceder al él, dado que en este caso, cuando algún trabajador quiera acceder a la información disponible en el mismo, se preservará la no identificación salarial de ningún otro miembro de la plantilla.
“El registro es una obligación y debe estar disponible para que pueda ser consultado por la Inspección si lo solicita. Pero no es público. El registro lo tienen que tener, tengan los trabajadores que tenga, pero la que está legitimada para acceder a la información íntegra es la Inspección”.
Así, para que no se vulnere ningún derecho fundamental, en base a las directrices señaladas por la AEPD, en principio, ningún empleado podría acceder a otra información que no sea la propia para evitar, especialmente en el caso de los negocios o departamentos más pequeños, la identificación salarial.
Los negocios con pocos empleados tampoco facilitarán la información a sus empleados sin sus representantes
Si se tratara de un negocio con un reducido número de empleados, cuando se solicite el acceso al registro por parte los empleados por inexistencia de representación legal de los trabajadores, la información que se facilite por parte de la empresa no será de los datos medios de las retribuciones, sino que la información se debería limitar a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones medias de hombres y mujeres, según señala la AEPD.
Si ya existieran representantes de los trabajadores -como Delegados de Personal-, podrían solicitar el acceso a la información del registro. En este caso, según señala la AEPD, si se otorga a los mismos, estarán obligados a respetar la confidencialidad de esta información.
