- La brecha digital se traslada ahora a la gestión fiscal de los pequeños negocios
- Los procesos manuales aumentan los errores y pueden ocultar deducciones
- Estas soluciones también pueden facilitar revisiones periódicas
La mayoría de las pymes españolas considera que ya está digitalizada, pero solo una de cada diez utiliza tecnologías avanzadas, según el Barómetro de Digitalización de la Pyme Española citado por Quantax. El desfase aparece cuando los pequeños negocios deben adaptar su facturación y su contabilidad a Verifactu, a la futura factura electrónica obligatoria y a un control tributario cada vez más automatizado.
Aunque el 79% de las empresas cree haber completado su transformación digital, únicamente el 23% emplea soluciones en la nube para contabilidad y facturación; mientras que el 52% todavía almacena la información en servidores físicos. Muchos negocios siguen trabajando con hojas de cálculo, documentos PDF y facturas remitidas por correo electrónico, sistemas que aumentan el riesgo de errores cuando Hacienda recibe y cruza cada vez más datos.
La implantación de estos nuevos sistemas obliga a que las facturas, los justificantes y los registros contables estén mejor organizados y puedan consultarse con rapidez. Una gestión dispersa puede dificultar la corrección de incidencias, la aplicación de deducciones o la respuesta a un requerimiento de la Agencia Tributaria.
La brecha digital se traslada ahora a la gestión fiscal de los pequeños negocios
Durante los últimos años, muchas pymes han identificado la digitalización con disponer de una página web, vender por internet, utilizar redes sociales o incorporar herramientas de atención al cliente. Sin embargo, el avance de la Administración electrónica está trasladando la presión hacia la contabilidad, la facturación y la conservación de la documentación tributaria.
La Agencia Tributaria ha reforzado progresivamente los sistemas que le permiten recibir, ordenar y contrastar información con mayor rapidez, de modo que los errores pueden detectarse antes y resultar más difíciles de corregir fuera de plazo. Para los pequeños negocios, seguir dependiendo de procesos manuales complica la localización de documentos y la comprobación de los datos declarados.
“A día de hoy, todavía recibimos muchos clientes cuyos procesos se basan en gestionar la fiscalidad a través de hojas de cálculo, PDF o envío de facturas por correo electrónico”, explicó Álvaro Pascual, consejero delegado y cofundador de Quantax. Según señaló este experto, son métodos que resultan a todas luces insuficientes para un cumplimiento fiscal que avanza hacia procesos automatizados.
El problema no consiste únicamente en utilizar programas antiguos, sino en mantener la información repartida entre correos electrónicos, carpetas, equipos y aplicaciones que no se comunican entre sí. Esa fragmentación obliga a reconstruir operaciones, consume tiempo y eleva la posibilidad de presentar datos incompletos o incoherentes.
Los procesos manuales aumentan los errores y pueden ocultar deducciones
La falta de automatización puede provocar que una empresa duplique una operación, omita una factura, aplique incorrectamente un tipo impositivo o no conserve adecuadamente un justificante. También puede hacer que determinadas deducciones, incentivos fiscales o gastos deducibles pasen inadvertidos durante la preparación de las declaraciones.
El riesgo aumenta cuando varias personas manejan documentos distintos y la asesoría recibe la información pocos días antes del vencimiento tributario correspondiente.
Quantax sostiene que las herramientas de inteligencia artificial pueden analizar grandes volúmenes de información y advertir de posibles incoherencias antes de la presentación de los impuestos. Su eficacia, no obstante, depende de que los datos estén completos, clasificados y disponibles sin necesidad de rehacer previamente toda la contabilidad.
Estas soluciones también pueden facilitar revisiones periódicas
Estas soluciones también pueden facilitar revisiones periódicas, aunque no sustituyen el criterio profesional ni corrigen por sí solas una documentación deficiente previa.
“Hay algunos casos en los que la situación fiscal ya está correctamente planificada y muchos en los que la tecnología detecta deducciones, incentivos o errores que estaban pasando desapercibidos”, afirmó Francisco de las Heras, director financiero y cofundador de la compañía. El ahorro o la corrección obtenidos dependen de la situación concreta de cada negocio. De las Heras indicó que la mejora puede consistir tanto en evitar un error como en localizar una ventaja fiscal no aplicada.
Para un autónomo o una pequeña empresa, digitalizar la gestión fiscal no exige necesariamente incorporar desde el principio herramientas complejas ni sustituir todos sus sistemas. El primer paso consiste en centralizar facturas y justificantes, establecer criterios comunes de archivo, definir quién introduce cada dato y coordinar el procedimiento con la asesoría.
Una vez ordenada la información, el negocio puede valorar qué tareas conviene automatizar y qué controles debe mantener antes de enviar cada declaración.
