Durante los meses de verano, es habitual que muchos autónomos continúen desarrollando su actividad desde destinos vacacionales, combinen reuniones con algunos días de descanso o prolonguen viajes de trabajo para disfrutar posteriormente de unas vacaciones. La digitalización y el teletrabajo han hecho que estas situaciones sean cada vez más frecuentes.
Sin embargo, que un autónomo siga trabajando durante un viaje no significa que todos los gastos derivados de ese desplazamiento sean deducibles. Hacienda continúa aplicando los mismos criterios que durante el resto del año: cada gasto debe estar vinculado con la actividad económica, justificarse documentalmente y poder acreditarse en caso de comprobación.
Precisamente esa mezcla entre trabajo y ocio provoca algunos de los errores fiscales más habituales del verano. Según la asesoría fiscal Declarando, la Agencia Tributaria tumba decenas de gastos durante la época estival: desde alojamientos vacacionales hasta comidas, desplazamientos o gastos de Internet.
Según los expertos fiscales consultados, el hecho de teletrabajar durante unos días desde un destino turístico o combinar reuniones profesionales con vacaciones obliga al autónomo a extremar la documentación y la justificación de todos aquellos gastos que pretenda deducirse posteriormente.
- ¿Por qué Hacienda rechaza tantos gastos de los autónomos durante las vacaciones?
- Los gastos que sí podrían deducirse los autónomos si están correctamente justificados
- Los gastos que suele rechazar Hacienda, aunque el autónomo siga trabajando en verano
- Las pruebas pueden ser tan importantes como el propio gasto
¿Por qué Hacienda rechaza tantos gastos de los autónomos durante las vacaciones?
Aunque muchos autónomos piensan que el problema radica en trabajar desde un apartamento vacacional o desplazarse fuera de su ciudad, la realidad es distinta. La Agencia Tributaria no analiza dónde desarrolla su actividad el profesional, sino si cada gasto guarda una relación directa con la obtención de ingresos y puede acreditarse adecuadamente.
En otras palabras, el hecho de responder correos electrónicos desde un apartamento de la costa o mantener una videollamada con un cliente durante las vacaciones no convierte automáticamente el alquiler de esa vivienda, las comidas familiares o los desplazamientos turísticos en gastos deducibles.
La dificultad aparece precisamente cuando un mismo viaje mezcla trabajo y ocio. En esos casos, corresponde al autónomo demostrar qué parte del desplazamiento respondía realmente a necesidades profesionales y cuál obedecía exclusivamente al disfrute personal.
La clave no es dónde trabaja el autónomo, sino si puede demostrar que el gasto era necesario
Según la firma Declarando, existen tres requisitos que Hacienda analiza prácticamente en cualquier comprobación de gastos.
El primero es que exista una relación directa entre el gasto y la actividad económica. Es decir, que ese desembolso haya sido necesario para desarrollar el negocio o generar ingresos.
El segundo consiste en que el gasto esté correctamente documentado mediante una factura con todos los requisitos legales. Disponer únicamente de un recibo simplificado o de un justificante bancario puede resultar insuficiente en numerosos casos.
Y el tercero, que suele generar más problemas durante el verano, es la capacidad de acreditar la finalidad profesional del gasto. En ocasiones, la factura demuestra que el autónomo pagó un hotel o una comida, pero no prueba que dicho desembolso respondiera realmente a una necesidad derivada de su actividad.
Por ello, los especialistas recomiendan conservar también agendas, convocatorias de reuniones, correos electrónicos con clientes, programas de congresos o cualquier otra documentación que permita demostrar el motivo profesional del desplazamiento.
Los gastos que sí podrían deducirse los autónomos si están correctamente justificados
No todos los gastos realizados durante un viaje son rechazados por Hacienda. Existen numerosos desembolsos que pueden resultar deducibles siempre que respondan claramente a la actividad económica y el autónomo sea capaz de demostrarlo.
Viajes, alojamiento y comidas profesionales
Cuando un desplazamiento tiene como finalidad asistir a reuniones con clientes, visitar proveedores, participar en congresos, impartir formación o acudir a ferias profesionales, tanto el transporte como el alojamiento pueden formar parte de los gastos deducibles, siempre que exista una vinculación real con la actividad.
Ahora bien, si ese mismo viaje se prolonga posteriormente para disfrutar de unos días de descanso, únicamente podrán imputarse aquellos gastos correspondientes al periodo estrictamente profesional.
Lo mismo ocurre con los gastos de manutención. La normativa permite deducir determinadas dietas cuando cumplen los requisitos establecidos por la legislación, entre ellos que respondan al desarrollo de la actividad económica, se realicen en establecimientos de hostelería y restauración y se abonen mediante medios electrónicos de pago.
En estos supuestos, conviene además solicitar siempre factura completa y conservar cualquier documento que permita acreditar la finalidad profesional del desplazamiento.
Coworking, Internet y comunicaciones
Cada vez son más los autónomos que recurren a espacios de coworking cuando trabajan temporalmente desde otra ciudad o durante un viaje.
El coste de estas instalaciones puede resultar deducible si responde realmente al ejercicio de la actividad y se encuentra debidamente documentado mediante factura.
Lo mismo sucede con determinados gastos de comunicaciones, como bonos adicionales de datos, conexiones a Internet o servicios necesarios para mantener la actividad profesional durante el desplazamiento. En todos los casos, Hacienda podrá exigir que exista una relación clara entre ese gasto y el negocio.
El vehículo sigue siendo uno de los gastos que más problemas genera
El vehículo continúa siendo uno de los aspectos que más dudas plantea entre los trabajadores por cuenta propia.
En el IRPF, los gastos asociados a un turismo de uso particular solo resultan deducibles cuando puede acreditarse que el vehículo está afecto de forma exclusiva a la actividad económica, circunstancia que únicamente se suele producir en determinadas profesiones. Por ejemplo, los transportistas o taxistas.
En el IVA, sin embargo, la normativa presume con carácter general una utilización profesional del 50% para los turismos destinados tanto a usos particulares como profesionales, porcentaje que puede modificarse si el autónomo consigue acreditar un grado de utilización distinto.
Los gastos que suele rechazar Hacienda, aunque el autónomo siga trabajando en verano
La mayor parte de los problemas aparecen cuando el profesional entiende que trabajar unas horas durante las vacaciones convierte automáticamente todos los gastos del viaje en deducibles. Sin embargo, esa interpretación suele acabar generando incidencias en caso de comprobación.
Apartamentos vacacionales, ropa y campamentos de verano
Uno de los errores más habituales consiste en intentar deducirse el alquiler de un apartamento vacacional simplemente porque durante la estancia se han atendido clientes o se ha teletrabajado algunos días.
Con carácter general, la Agencia Tributaria considera que este tipo de alojamientos responde a una finalidad personal y no admite su deducción por el mero hecho de desarrollar parte de la actividad desde esa vivienda. Distinta es la situación de determinados suministros de la vivienda habitual afecta parcialmente a la actividad, cuya deducción sí contempla expresamente la normativa dentro de ciertos límites.
Otro gasto que suele generar numerosos conflictos es la ropa. Aunque un autónomo utilice determinadas prendas para asistir a reuniones o crear contenido en redes sociales, Hacienda solo admite con carácter general la deducción de uniformes, equipos de protección o ropa específicamente vinculada a la actividad profesional.
Algo parecido ocurre con los campamentos urbanos o las escuelas de verano para hijos. Aunque faciliten la conciliación familiar durante los meses estivales, la Agencia Tributaria los considera gastos personales al no guardar una relación directa con la obtención de ingresos.
Mezclar trabajo y vacaciones suele ser el origen de la mayoría de los problemas
Imaginemos el caso de un diseñador gráfico que pasa una semana en la costa. Durante los dos primeros días mantiene reuniones con clientes y trabaja desde un espacio de coworking. Después permanece cinco días más disfrutando de sus vacaciones.
En un supuesto como éste, Hacienda podría admitir aquellos gastos directamente relacionados con la actividad profesional siempre que estuvieran correctamente acreditados. Sin embargo, resultaría mucho más complicado justificar el alojamiento completo, las comidas familiares o las actividades de ocio desarrolladas durante el resto de la estancia.
Por ello, los expertos recomiendan no mezclar indiscriminadamente todos los gastos del viaje y conservar siempre la máxima documentación posible sobre la parte estrictamente profesional.
Las pruebas pueden ser tan importantes como el propio gasto
En una eventual comprobación tributaria, disponer de una factura no siempre resulta suficiente para defender una deducción.
Según los expertos de Declarando, es aconsejable conservar también la trazabilidad del gasto mediante pagos electrónicos, así como cualquier documento que permita demostrar su relación con la actividad: agendas, reservas, correos electrónicos, convocatorias de reuniones, contratos, presupuestos o acreditaciones de congresos.
Además, recuerdan que en materia fiscal no basta con realizar un gasto mientras se trabaja durante las vacaciones. Lo verdaderamente importante es poder acreditar, llegado el momento, que ese desembolso respondía realmente a una necesidad del negocio y no a un gasto personal encubierto. Esa diferencia, que durante el verano suele difuminarse con facilidad, es precisamente la que determina que Hacienda acepte o rechace finalmente una deducción.
