Red.es ha logrado repartir en menos de un año, desde junio de 2024 y hasta la fecha, más de 16.600 ayudas de Kit Consulting, lo que equivale a más de 232 millones de euros. Kit Consulting es un programa de ayudas del Gobierno de España, gestionado por Red.es, para que las pequeñas empresas puedan recibir asesoramiento y seguir digitalizando su actividad.
A día de hoy, miles de empresas han cobrado una ayuda para recibir asesoramiento y aún están en alguna de las fases de implantación y prestación del servicio. Al igual que ocurrió con el Kit Digital, tanto los beneficiarios como los agentes digitalizadores van a tener que justificar a lo largo de este año estas subvenciones.
El proceso de justificación es uno de los momentos más importantes para las pymes que han solicitado ayudas y los digitalizadores. Tras la concesión del bono digital de Kit Consulting y la firma del acuerdo de prestación de servicios con el asesor acreditado, comienza una fase crítica: justificar que el servicio de asesoramiento digital se ha llevado a cabo de forma correcta.
No es un trámite menor. Si no se presenta la documentación exigida dentro del plazo establecido o si no es aceptada por Red.es, la ayuda no se abonará o incluso podría tener que devolverse. Por ello, tanto los beneficiarios como los digitalizadores deben ser rigurosos con esta obligación.
Consciente del volumen de expedientes que se tramitarán, Red.es ha puesto en marcha un innovador sistema basado en inteligencia artificial generativa y modelos de deep learning, que acelera el análisis de las justificaciones y mejora la trazabilidad. Se espera recibir más de 45.000 documentos que serán analizados por la plataforma, que permite reducir el tiempo de revisión de 5 horas a solo 90 minutos por expediente. Pese a ello, el análisis humano sigue siendo obligatorio, por lo que la calidad y veracidad de los documentos sigue siendo clave.
Documentos a presentar y pasos para justificar correctamente el Kit consulting
El asesor digital es el responsable de justificar los servicios de asesoramiento prestados, en colaboración con la pyme beneficiaria. Para ello, debe presentar una serie de documentos a través de un formulario digital en un plazo máximo de cinco meses desde la validación del acuerdo.
El proceso de justificación incluye los siguientes pasos clave:
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Memoria técnica: debe elaborarse siguiendo las plantillas oficiales, con los resultados del servicio. Es obligatorio su uso y se exige un contenido mínimo que refleje con detalle las actividades realizadas.
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Evidencias de reuniones: se deben presentar las actas de:
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Reunión de arranque presencial.
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Reuniones de trabajo.
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Reunión final presencial donde se presentan los resultados del servicio.
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Otras reuniones, si las hubiera.
Además, debe entregarse el vídeo de la reunión final, que es obligatorio y Red.es puede solicitar asistir.
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Factura del servicio: en formato Facturae.
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Justificante del abono de los gastos no subvencionables por parte del beneficiario.
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Declaraciones responsables del asesor y del beneficiario, asegurando que no han recibido otra ayuda por el mismo concepto.
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Pruebas del cumplimiento de obligaciones de publicidad, en relación con la financiación europea del programa.
Todos estos documentos se presentan de forma telemática, y Red.es los analiza con el apoyo de inteligencia artificial. El sistema genera un resumen ejecutivo de la memoria, mide su extensión (entre 70 y 200 páginas) y analiza su coherencia con la actividad de la empresa.
Red.es utiliza Inteligencia Artificial para tramitar y verificar las ayudas
Kit Consulting ha seguido innovando en sus procesos para facilitar la experiencia de los beneficiarios. Si Kit Digital ya sorprendió con su modelo de tramitación sin papeles, ahora Red.es —la entidad pública que gestiona estas ayudas— ha ido un paso más allá con la incorporación de un sistema de inteligencia artificial pionero en la Administración Pública.
El programa ha contado con un sistema de tramitación automatizado innovador que usa herramientas de robotización e inteligencia artificial que reducen la carga burocrática, disminuyen el número de documentos a presentar y acortan los plazos de concesión.
Por primera vez, una plataforma de Inteligencia Artificial generativa y modelos de deep learning ayudarán en la revisión de la documentación justificativa de los servicios de asesoramiento. Esta innovación no solo permite reducir la carga de trabajo, sino que mejora la eficiencia, reduce los tiempos de espera y garantiza la calidad de los expedientes. Por ello, los agentes digitalizadores tardarán menos en cobrar y los negocios beneficiarios podrán disfrutar antes de los servicios.
Tramitación sin papeles, ahora también en la justificación
Uno de los grandes avances del programa Kit Consulting es que las pymes no tienen que presentar documentación para solicitar la ayuda. Basta con que autoricen a Red.es a consultar los requisitos necesarios. Tras la prestación del servicio de asesoramiento, las empresas —junto a los asesores digitales acreditados— deben justificar correctamente que este se ha realizado.
Red.es ha desarrollado un modelo basado en IA generativa que analizará los más de 45.000 documentos previstos en el proceso de justificación. Esto permitirá, por ejemplo, reducir el tiempo de revisión de un expediente de cinco horas a apenas hora y media, lo que supone una reducción del 80%.
Además, la IA verifica que se respete la neutralidad tecnológica —es decir, que el asesor no haya aprovechado el servicio para promocionar sus propios productos—, comprueba la integridad de las actas y transcribe el vídeo final para contrastarlo con la memoria técnica.
Uno de los aspectos más relevantes es el control de plagio. Para garantizar que las memorias no sean copias entre beneficiarios, la plataforma realizará hasta 1.000 millones de comparaciones automáticas entre los documentos presentados. Dos algoritmos distintos calcularán el porcentaje de similitud entre memorias, y los casos con coincidencias serán revisados manualmente.
¿Qué riesgos hay para las pymes y agentes digitalizadores si no se justifica bien la ayuda?
No justificar correctamente una ayuda de Kit Consulting puede tener consecuencias graves para el beneficiario. Al tratarse de fondos públicos, la Administración está obligada a revisar que cada euro concedido se haya utilizado de acuerdo con las bases reguladoras.
Si Red.es detecta que la memoria no cumple con los requisitos mínimos, por ejemplo que falta documentación esencial como las actas, la factura o las declaraciones responsables, puede denegar el pago de la ayuda.
Por un lado, para el agente digitalizador implicaría no cobrar la parte correspondiente de la ayuda. Para la empresa beneficiaria supondría el reintegro de la subvención correspondiente si ya se ha abonado al agente digitalizador, junto con los intereses de demora.
La incorporación de inteligencia artificial ha supuesto una gran mejora para detectar estos errores de forma temprana y agilizar los plazos. Sin embargo, su función es de apoyo: la responsabilidad última sigue recayendo sobre el asesor digital y la empresa beneficiaria.
Por todo ello, según explican desde Red.es, justificar bien no solo es una obligación legal, sino también una garantía para proteger el derecho a recibir la ayuda. Preparar con antelación todos los documentos, seguir los pasos indicados y verificar que cada uno de ellos se ajusta a las plantillas y requisitos oficiales es clave para evitar problemas.
