El próximo 2 de abril dará comienzo la campaña de la RENTA 2024, donde todos los autónomos sin excepción tendrán que declarar sus ingresos y gastos del año pasado. Y, como en cada ejercicio, muchos autónomos se preguntan cuáles de los gastos, que tuvieron durante 2024, son deducibles y cuáles no.
Resulta obvio que, cuantos más costes logre deducirse un autónomo en la declaración de la RENTA, menor será su resultado a pagar y por lo tanto menos impuestos tendrá que abonar este año.
Según la Agencia Tributaria, a diferencia del IVA -que suele aportar menos claridad en cuanto a los gastos- en la RENTA sí se define claramente qué compras son deducibles en actividades económicas y cuáles no los son.
Para mayor claridad, la propia AEAT publicó sus tres criterios para determinar cuándo se puede desgravar un coste en un negocio.
Las tres condiciones a cumplir por los autónomos para deducirse gastos en la RENTA 2025
Según la AEAT, Tienen la consideración fiscal de deducibles los gastos que cumplan los siguientes requisitos:
Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.
Para que un gasto pueda deducirse en la declaración de la RENTA de 2025, debe estar directamente relacionado con la actividad del autónomo. Es decir, debe ser un gasto necesario para poder trabajar y generar ingresos. Si no se puede demostrar esta relación o no hay pruebas suficientes de que el gasto es para la actividad económica, entonces Hacienda no lo considerará deducible.
Por ejemplo, un diseñador gráfico, podría deducirse la compra de un ordenador, programas de diseño o incluso el pago de una suscripción a un banco de imágenes. O un fontanero, podría deducirse la compra de herramientas o materiales.
Según explicaron desde la AEAT, la deducción de los gastos deberá hacerse siguiendo las reglas y condiciones establecidas en las leyes fiscales y la normativa correspondiente.
Que se encuentren convenientemente justificados.
Según el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, para que un autónomo pueda restar un gasto de sus ingresos y pagar menos impuestos, debe demostrar que realmente ha realizado ese gasto.
La mejor manera de justificarlo y, además la que se sugiere en la ley, es con una factura válida, emitida por la empresa o profesional que ha prestado el servicio o vendido el producto.
Cabe recordar que, estas facturas deberán cumplir con todos los requisitos exigidos por la normativa tributaria (como el nombre del emisor, el concepto, el importe, el IVA, etc.).
Como puntualización, el fisco advierte de que tener una factura no es garantía absoluta de que Hacienda acepte el gasto. Si la Agencia Tributaria sospecha que la operación no es real o que no se ajusta a la actividad económica del autónomo, podrá pedir pruebas adicionales para comprobar la realidad de las operaciones.
Por ejemplo, si un autónomo hubiera comprado un ordenador para trabajar, en principio podría deducirlo, si es que tiene su factura correctamente emitida. Pero si Hacienda cree que en realidad ese dispositivo se ha comprado para uso personal y no profesional, podría solicitar pruebas adicionales, como correos electrónicos, presupuestos, justificantes de pago, fotos o capturas de pantalla que demuestren que realmente se usa para el negocio.
Que se hallen registrados en la contabilidad
Para que un gasto pueda deducirse, no basta con que esté relacionado con la actividad y tenga una factura válida, sino que también debe estar correctamente registrado en la contabilidad o en los libros de registro del autónomo.
Es de conocimiento popular que, todos los autónomos que tributan en estimación directa están obligados a llevar libros contables donde deben anotar todos sus ingresos y gastos.
Si un gasto no está apuntado en estos registros, Hacienda podría rechazar su deducción, aunque tenga una factura correcta y esté relacionado con la actividad.
Por ejemplo, si un autónomo compra material de oficina y tiene la factura, pero se olvida de registrarlo en sus libros contables, Hacienda podría no aceptarlo como gasto deducible.
