El Programa Kit Digital ya lleva dos años y medio en marcha. Durante ese tiempo, Red.es, la entidad gestora de estas ayudas, ha repartido ya más de medio millón de bonos digitales a autónomos y pequeños negocios .Estas ayudas, dotadas con un presupuesto de 3.067 millones de euros, se están repartiendo a través de cinco convocatorias diferentes para todo tipo de autónomos, pequeñas y medianas empresas.
A día de hoy, miles de estos autónomos y empresas acaban de cobrar la ayuda o todavía están en alguna de las fases de implantación y prestación del servicio. De hecho, algunas convocatorias durarán todavía hasta octubre de 2025. Según Red.es, es imprescindible que cumplan todas las obligaciones que implica el Programa tanto para los beneficiarios como para los agentes digitalizadores.
Si bien es cierto que esta fase de justificación la tiene que llevar a cabo, en su mayor parte, el agente digitalizador, la responsabilidad es tanto del autónomo beneficiario como de la empresa digitalizadora. Según recordaron desde Red.es «cuando un acuerdo es validado es muy importante que todas las fases queden finalizadas y justificadas correctamente puesto que, de no ser así, tanto el digitalizador como la empresa beneficiaria de la ayuda -es decir, el autónomo-, pueden incurrir en un incumplimiento de lo dispuesto en las Bases Reguladoras del Programa».
Esto podría suponer para ambas partes la pérdida del derecho a la ayuda así como el reintegro de los pagos que ya se hayan abonado.
¿Cuáles son los pasos para justificar el uso de la ayuda de Kit Digital?
Para evitar el incumplimiento de la fase de justificación por el beneficiario o el digitalizador, la entidad gestora de Kit Digital, Red.es, se ha encargado de informar a través de distintos vídeos divulgativos sobre los pasos que hay que seguir en el proceso de justificación, uno de los que más dudas suscitan.
Según explican desde Red.es, es el agente digitalizador el que debe presentar la justificación del bono digital en nombre del beneficiario. El autónomo o pyme beneficiaria sólo tendrá que validar el documento electrónico cuando se lo haya enviado el digitalizador.
Pasos para el agente digitalizador
El proceso empieza cuando el agente accede al espacio digitalizador de Red.es con su usuario. Desde la opción del menú de tramitación de acuerdos, se accede a las justificaciones. El usuario deberá entrar con su certificado digital y tras ello, podrá consultar las cincuenta justificaciones más recientes.
Para iniciar una nueva justificación, el agente digitalizador deberá seleccionar la opción «iniciar nueva justificación». Para iniciarla es necesario contar con un acuerdo previamente validado. Hay un espacio para poner el número de acuerdo que se pretende justificar y hay que seleccionar la opción iniciar.
El formulario de la justificación consta de dos páginas. En la parte superior de ambas se aprecia el número de la cuenta justificativa, el número del acuerdo, la categoría de la solución, así como el NIF de la pyme y el digitalizador. En la primera página se hace referencia a la memoria técnica y el agente deberá rellenar toda la información requerida en el formulario. Una vez completada debe guardar y pulsar en siguiente.
La segunda pantalla hace referencia al desglose de todos los costes y las evidencias documentales. El usuario deberá introducir la descripción y el importe sin impuestos de los conceptos que aparecen en la tabla de desglose de costes. La suma de todos los costes deberá ser mayor o igual que el importe de la suma asociada al acuerdo.
Además la suma de todas las filas de la tabla deberán coincidir con el importe de la factura sin impuestos. Una vez completados todos los costes, se procederá a adjuntar la factura que tiene que coincidir con la suma de los costes. También habrá que añadir el justificante de abono que es un documento requerido en todas las categorías.
El beneficiario deberá firmar la justificación y enviarla de nuevo al agente
El último apartado es el correspondiente a las declaraciones responsables y conformidades expresas. La primera parte es para el para el agente digitalizador adherido. Una vez completado se pulsa a enviar a la pyme, y al hacerlo se volverá a validar el formulario completo mostrando errores si los hubiera. En este momento la justificación es enviada a la pyme quedando ‘pendiente de conformidad por parte de la pyme‘. En este estado se puede consultar toda la información pero no se puede editar.
Una vez validada la justificación por parte de la pyme, se podrá acceder a ella y ver que su estado ahora es pendiente de presentar. Accediendo a ella, en la segunda página ya se podrá consultar la memoria técnica, que se genera automáticamente, y habrá que firmarla y presentarla. La justificación en este momento pasa a estado «presentada» y se genera el justificante de presentación, que estará disponible en el apartado de documentos generados.
Posibles consecuencias si no se justifican las ayudas correctamente
Incumplir cualquiera de las obligaciones del Kit Digital -y especialmente la de justificación- desde el momento en el que se notifica la concesión de la ayuda, puede acarrear consecuencias tanto para los agentes digitalizadores como para los beneficiarios.
Por un lado, para el agente digitalizador implicaría no cobrar la parte correspondiente de la fase dos. Para la empresa beneficiaria de la ayuda supondría el reintegro de la subvención correspondiente ya abonada al agente digitalizador en la primera fase, junto con los intereses de demora.
Las obligaciones que asumen tanto la empresa beneficiaria como el agente digitalizador se encuentran recogidas en las bases que regulan el funcionamiento del programa.
