- La norma exigirá detallar pausas, tiempos de espera y la forma de compensar cada hora extra
- El registro horario tendrá trazabilidad: toda modificación deberá identificarse y dejar constancia de su autoría
- El reglamento se tramitará por vía de audiencia pública antes de su aprobación definitiva
- Autónomos y pymes deberán adaptar sus sistemas de control para cumplir con el nivel de detalle exigido
El borrador del nuevo reglamento sobre el registro horario que quiere aprobar la ministra de Trabajo, Yolanda Día acaba de someterse a audiencia pública y podría aprobarse próximamente a través de un Real Decreto, saltándose cualquier trámite parlamentario. El texto detalla con precisión todas las nuevas cargas que se exigirá a los pequeños negocios. Por ejemplo, cómo deberán anotar las empresas las horas de entrada y salida, las pausas no computables y hasta la forma en la que compensan cada hora extra.
La norma, que el Gobierno prevé aprobar sin pasar por el Parlamento, supondrá un cambio profundo en la forma en la que los autónomos con empleados gestionan el tiempo de trabajo de sus plantillas.
El texto, impulsado por el Ministerio que dirige Yolanda Díaz, concreta por primera vez el contenido mínimo que deberán incluir los registros diarios de jornada. No se trata solo de fichar al entrar y al salir: habrá que consignar la hora y el minuto exactos del inicio y el final de la jornada, el número de horas ordinarias, extraordinarias y complementarias, y el modo en que se compensa cada hora extra, ya sea mediante retribución económica o descanso equivalente.
“Este último punto, que no se había precisado hasta ahora, se perfila como una de las principales novedades del borrador normativo”, comentó a este diario la profesora del Instituto Europeo de Innovación y Negocios (IEIN) Nador Aguirregabiria.
La norma exigirá detallar pausas, tiempos de espera y la forma de compensar cada hora extra
Para Aguirregabiria, el impacto para los pequeños negocios no será menor. “La obligación de detallar cada pausa o interrupción no considerada tiempo de trabajo efectivo, así como los periodos de espera o disponibilidad, implicará ajustar los sistemas de fichaje, revisar la organización interna y probablemente formar a los empleados en cómo registrar sus pausas”.
En la práctica, el registro horario dejará de ser una simple hoja de control para convertirse en un documento minucioso sobre cada minuto trabajado.
Además de las horas de inicio y fin, el nuevo reglamento exige que el trabajador consigne el horario concreto de cada pausa que no tenga la consideración de tiempo de trabajo efectivo. “El texto cita expresamente los descansos para fumar o tomar café, que deberán quedar reflejados con hora y minuto de inicio y fin”, continuó la profesora del IEIN. No así las interrupciones breves, como las destinadas a ir al baño, que no se consideran pausas propiamente dichas.
También se deberán registrar los tiempos de espera y los periodos en los que el trabajador se encuentre a disposición de la empresa, pero que no se consideren tiempo de trabajo efectivo. Este matiz afecta de lleno a sectores con actividades intermitentes, como el transporte, el mantenimiento o la logística, en los que existen lapsos de inactividad en los que el empleado no puede abandonar su puesto.
“Hasta ahora, estas situaciones quedaban en un terreno poco definido. Con el nuevo texto, estos periodos tendrán que documentarse con la misma precisión que el resto de la jornada”, aclaró Aguirregabiria.
Otro punto relevante es la referencia al derecho a la desconexión digital. El borrador obliga a anotar cualquier interrupción que se produzca durante el tiempo destinado a esa desconexión, especificando el momento exacto en que se produce. De esta forma, el Ministerio pretende reforzar la trazabilidad de los periodos de descanso y garantizar que queden documentadas las interrupciones, aunque sean breves o excepcionales.
El registro horario tendrá trazabilidad: toda modificación deberá identificarse y dejar constancia de su autoría
La propuesta también regula qué debe hacerse si se modifican los datos del registro. Cualquier cambio en los asientos (por ejemplo, una corrección de hora o una pausa mal registrada) deberá incluir la identificación del autor de la modificación y la autorización correspondiente. “En caso de discrepancia entre empresa y trabajador, el texto establece que se informe a la representación legal de los empleados y que, si no hay acuerdo, la empresa refleje su versión y el trabajador su desacuerdo en el registro”, según Aguirregabiria.
Este mecanismo de trazabilidad busca evitar manipulaciones o correcciones posteriores no justificadas, algo que preocupa desde hace años a la Inspección de Trabajo. En la práctica, introduce un nivel de control interno que obligará a las empresas a disponer de sistemas que registren automáticamente la autoría de cualquier cambio.
“Para los autónomos con trabajadores a su cargo o las micropymes, esto va a implicar sustituir plantillas manuales o aplicaciones básicas por programas con mayor capacidad de auditoría”, según la profesora.
El Ministerio subraya que la finalidad de la reforma es avanzar hacia una reducción efectiva del tiempo de trabajo. La propia vicepresidenta segunda, Yolanda Díaz, ha insistido en que el refuerzo del control horario busca garantizar que las horas extra se compensen adecuadamente y evitar que se encubran prolongaciones sistemáticas de la jornada.
El reglamento se tramitará por vía de audiencia pública antes de su aprobación definitiva
El borrador ya está disponible en el portal de audiencia e información pública del Ministerio de Trabajo, donde ciudadanos y organizaciones podrán presentar observaciones y propuestas. Tras esta fase, el texto será remitido al Consejo de Estado antes de su aprobación final en Consejo de Ministros. Al tratarse de un desarrollo reglamentario, no requerirá tramitación parlamentaria.
La reforma amplía además los campos obligatorios del registro para reflejar si el trabajo se realiza de forma presencial o a distancia, así como el porcentaje de parcialidad en caso de contratos a tiempo parcial. Con ello, el Gobierno pretende adaptar el control horario a la realidad del teletrabajo y de los modelos híbridos que se consolidaron tras la pandemia.
Aunque no se establecen sanciones nuevas, el refuerzo del detalle en el registro podría aumentar las probabilidades de incumplimiento formal y, por tanto, de sanción. Los expertos en derecho laboral advierten de que una mayor carga administrativa puede generar dudas en las pequeñas empresas sobre cómo cumplir correctamente las exigencias. De momento, el Ministerio no ha aclarado si pondrá a disposición de las pymes un modelo oficial o una herramienta gratuita de registro.
Autónomos y pymes deberán adaptar sus sistemas de control para cumplir con el nivel de detalle exigido
En la práctica, el nuevo modelo obligará a las pequeñas empresas a repensar su forma de gestionar la jornada. Registrar cada pausa y reflejar la forma de compensar las horas extra implica que los trabajadores tendrán que fichar más veces al día y que los responsables de personal deberán revisar más información. “Para los autónomos empleadores, esto puede suponer recurrir a programas de registro electrónico con mayor nivel de trazabilidad que los actualmente utilizados”, concluyó la experta.
También se prevé un incremento en la responsabilidad administrativa: cualquier error o modificación no justificada en el registro podrá interpretarse como incumplimiento, aunque no haya voluntad de fraude. La reforma, por tanto, apunta a un doble efecto: mayor transparencia en el tiempo trabajado y más exigencias técnicas en su documentación diaria.
El Ministerio confía en que esta mayor precisión reduzca las disputas sobre horas extra y descansos, uno de los puntos que más litigios generan entre empresas y empleados. Con el nuevo reglamento, cada hora adicional deberá tener reflejo inmediato en el registro, junto con su forma de compensación, algo que hasta ahora quedaba al margen del control efectivo.
