Ya hace un mes que Hacienda dio el pistoletazo de salida a la campaña de la RENTA 2024, y miles de autónomos continúan recopilando facturas para presentar cuanto antes su declaración de IRPF. Una de las dudas más habituales del colectivo por estas fechas son los gastos que admitirá Hacienda como deducibles.
Como cada año, hay algunas deducciones que son sencillas de aplicar y no suelen generar mayores problemas para los autónomos. Por ejemplo, el alquiler del local o la cuota de autónomos. Otras, sin embargo, pueden ser más controvertidas y exigen una justificación más exhaustiva. Por ejemplo, el vehículo o los gastos de atención al cliente.
Hasta hace unos años, los gastos de atención a clientes eran prácticamente una tarea pérdida para los autónomos, puesto que Hacienda acostumbraba a denegarlos de forma casi automática. Esto fue así hasta 2021,cuando el Tribunal Supremo reconoció por primera vez la posibilidad de deducirse las invitaciones a casi cualquier evento, comidas en restaurantes y hasta viajes de negocios. Todo ello, sin necesidad de que el negocio acredite que esa «inversión» le ha supuesto un retorno. Por ejemplo, cerrar un contrato tras una comida.
La ley del Impuesto de Sociedades dice respecto a los gastos de atención a clientes o proveedores que «serán deducibles siempre que se encuentren documentados en facturas que cumplan los requisitos formales y que se justifiquen como necesarios para la actividad, hasta el límite del 1% de los ingresos anuales». Al ser tan abierta la definición, la Agencia Tributaria daba por inválida la deducción de aquellos gastos en los que no se pudiera acreditar que habían acabado generando unos determinados ingresos.
La sentencia del Supremo aclaró que la «correlación» de la que habla la norma entre gasto e ingreso no tiene porque ser directa. Es decir, que «la comida o el evento al que se ha invitado a un cliente puede acabar en un contrato o no. Quizás se cierre un acuerdo al año que viene o quizás no se pueda acabar haciendo. Un arquitecto o un abogado, si invita a un cliente a comer, no tiene porque cerrar el acuerdo ni cobrar acto seguido», explicó en anteriores declaraciones a este diario, Andrea Torner, de la asesoría fiscal Declarando.
A pesar de todo, apuntaron los expertos, este gasto sigue siendo controvertido para Hacienda y en muchos casos se deniega. Entre otras cosas porque la Agencia Tributaria suele tardar años en incorporar a su operativa diaria algunas interpretaciones. Especialmente aquellas que afectan a las deducciones de gastos.
Requisitos que deben cumplir los autónomos para deducirse gastos de atención a clientes en 2025
Si bien es cierto que la sentencia del Supremo se refería al Impuesto de Sociedades, la doctrina también sería extrapolable al IRPF. Esto es porque en el artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se dice claramente que el rendimiento neto de las actividades económicas se determinará según las normas del impuesto sobre Sociedades. Por lo que esta sentencia también afectaría a los autónomos persona física.
Según los expertos, éstas serían las condiciones que deben cumplir los autónomos para deducirse las invitaciones a clientes en la RENTA de este año.
-
Hay que tener siempre bien justificados los gastos
Lo primero se debe tener en cuenta es que por más que haya una sentencia del Supremo, si la Agencia Tributaria envía un requerimiento, la carga de la prueba recaerá sobre el autónomo, lo que quiere decir que será él quien tenga que demostrar al Fisco que ese gasto realmente está relacionado con su actividad y es deducible.
Los negocios tendrán que demostrarle al funcionario de la Administración que la persona a la que han invitado a comer, o a la que le han enviado un regalo, es alguien que, o bien colabora en su actividad o bien con el que quieren iniciar un negocio, aunque luego no se acabe llevando a cabo. Y estas demostraciones «son tan simples como un email, un mensaje o WhatsApp, una llamada telefónica o que su nombre aparezca en tu cartera de clientes habituales», aseguró Torner.
Algunas de las formas de justificación de estos gastos son:
-
En el caso de las comidas, lo preferible sería un ticket
- Un email en el que se comunica al cliente que vas a enviarle un detalle o invitarle a comer/cenar
- Un mensaje o WhatsApp
- Una llamada telefónica
- Que el nombre de ese cliente aparezca en la lista de habituales del negocio
-
Cumplir el límite del 1%
Una de las condiciones que marca la Ley para que los autónomos puedan deducirse estos gastos es que nunca superen el 1% de la cifra anual de negocios. Si, por ejemplo, un trabajador por cuenta propia factura 50.000 euros al año, no podrá incluir deducciones por valor superior a 500 euros en la RENTA.
-
Que se hallen registrados en la contabilidad
Para que una invitación, o cualquier otro gasto, pueda deducirse, no basta con que esté relacionado con la actividad y tenga una factura válida, sino que también debe estar correctamente registrado en la contabilidad o en los libros de registro del autónomo.
Todos los autónomos que tributan en estimación directa están obligados a llevar libros contables donde deben anotar todos sus ingresos y gastos. Si un gasto no está apuntado en estos registros, Hacienda podría rechazar su deducción, aunque tenga una factura correcta y esté relacionado con la actividad.
Por ejemplo, si un autónomo compra material de oficina y tiene la factura, pero se olvida de registrarlo en sus libros contables, Hacienda podría no aceptarlo como gasto deducible.
-
Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada.
Para que este o cualquier otro gasto pueda deducirse en la declaración de la RENTA a presentar en 2025, debe estar directamente relacionado con la actividad del autónomo. Es decir, debe ser un gasto necesario para poder trabajar y generar ingresos. Si no se puede demostrar esta relación o no hay pruebas suficientes de que el gasto es para la actividad económica, entonces Hacienda no lo considerará deducible.
Por ejemplo, un diseñador gráfico, podría deducirse la compra de un ordenador, programas de diseño o incluso el pago de una suscripción a un banco de imágenes. O un fontanero, podría deducirse la compra de herramientas o materiales.
Por ejemplo, un autónomo que se dedica a vender tornillos podrá justificar con los documentos oportunos que una comida o un evento con el empresario al frente de una ferretería es un gasto enfocado a cerrar un acuerdo. Si no resulta verosímil, es más fácil que la Agencia Tributaria lo ponga en duda. Además, como cualquier otro gasto, habrá que justificarlo con las facturas, o cualquier otro medio de prueba admitido»
