- Todas las sociedades deberán actualizar sus programas de facturación antes de enero
- Sanciones para autónomos o pymes que no adapten sus programas a tiempo
- Requisitos que deberán cumplir los programas de facturación de las pymes para ser legales en enero
Las pequeñas empresas que estén constituidas como sociedad mercantil tienen apenas cuatro meses, hasta el próximo 1 de enero de 2026, para adaptar sus programas a la Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal y cumplir con ciertos requisitos como la trazabilidad, la imposibilidad de modificar las facturas o que incluyan la famosa herramienta Verifactu, para remitir los datos a Hacienda en tiempo real.
Como ya avanzó este diario, los fabricantes y proveedores de programas de facturación ya están obligados desde el pasado mes de julio a que todos los nuevos software que fabriquen cumplan con la Ley Antifraude e impidan emitir facturas «en B».
Este nuevo reglamento establece, entre otras cosas, las condiciones que van a tener que cumplir los programas que utilicen los negocios para no recibir una multa de hasta 50.000 euros.
Si bien es cierto que las nuevas obligaciones de contar con un programa de facturación adaptado a la Ley Antifraude no afectarán directamente a los autónomos y empresarios hasta 2026, a nivel práctico, muchos de sus software ya están automáticamente adaptados a la nueva normativa desde julio. Y además, facilitarán un mayor control por parte de la Agencia Tributaria.
Todas las sociedades deberán actualizar sus programas de facturación antes de enero
El nuevo reglamento para los programas de facturación tiene tres entradas en vigor distintas. Por un lado, los fabricantes y comercializadores deberán adaptarse a los nuevos requisitos del reglamento –incluido el de tener un certificado para sus programas– a partir de julio de 2025.
Por otro lado, todos los programas que usan los negocios deberán cumplir con estos mismos requisitos a partir de enero de 2026 (si son sociedades mercantiles) o de julio de ese mismo año (si son personas físicas). De este modo, en apenas cuatro meses todos los negocios que estén constituidos como sociedad ya tendrán que haber adaptado los software que tienen en su negocio para que cumplan la Ley Antifraude.
Algunos de los requisitos que deben tener estos programas para considerarse homologados son la trazabilidad, la imposibilidad de modificar las facturas una vez emitidas o la posibilidad de usar Verifactu.
Sanciones para autónomos o pymes que no adapten sus programas a tiempo
En caso de incumplir en estos plazos cualquiera de los requisitos -incluido el de contar con un certificado-, la Ley General Tributaria prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:
- A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con el reglamento se impondrá una sanción de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
- Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
- Para los autónomos y empresas, ya será sancionable con 50.000 euros el mero hecho de tener sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el reglamento, cuando no estén debidamente certificados o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
Requisitos que deberán cumplir los programas de facturación de las pymes para ser legales en enero
La orden ministerial publicada a finales de octubre ya detalla todas las condiciones que deberán respetar los programas de facturación utilizados por los autónomos para que se consideren homologados por la Agencia Tributaria. Estas obligaciones pueden consultarse íntegramente en el BOE.
Reglas generales que deberán cumplir los software de facturación
Las exigencias, que apenas han variado respecto al borrador anterior, incluyen:
- Cada vez que se entregue un bien o se preste un servicio, el sistema deberá generar un registro de facturación de alta antes o en el mismo momento de expedir la factura.
- Los datos deberán ser inalterables e íntegros. Es decir, una vez guardados, el propio programa debe garantizar que nadie pueda modificar esos registros, ni el usuario, ni el sistema, ni ningún dispositivo externo.
- El software deberá asegurar la trazabilidad de los registros, de manera que puedan seguirse en orden cronológico desde el primero hasta el último.
- El programa tendrá que almacenar todos los registros de facturación que genere.
- Deberá contar con un “registro de eventos” que anote automáticamente todas las operaciones, acciones y sucesos (como el inicio o apagado del sistema).
- La información con relevancia fiscal deberá estar separada de otros posibles datos confidenciales sin valor tributario, para que Hacienda pueda acceder directamente a la parte que le compete.
Datos obligatorios que deben incluir los registros
Cada registro de facturación de alta tendrá que incorporar, entre otros:
- NIF y nombre o razón social completa del obligado a facturar.
- Número de la factura y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición y de la operación realizada.
- Tipo de factura (completa o simplificada).
- Descripción de las operaciones y total de la factura.
- Régimen o regímenes aplicados a efectos de IVA u otras obligaciones fiscales.
Sistemas de seguridad: hash y firma electrónica
La orden incorpora dos elementos clave para evitar manipulaciones:
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El encadenamiento mediante hash, que genera una huella digital única vinculada a facturas previas, de modo que cualquier cambio rompe esa cadena.
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La firma electrónica de los registros, que será obligatoria salvo en los casos en que el negocio remita voluntariamente los datos a la Agencia Tributaria.
El sistema Verifactu
Además, la normativa regula el funcionamiento del sistema conocido como Verifactu. Según explicaron desde la Agencia Tributaria, algunos programas incorporarán de forma automática la opción de enviar todas las facturas a Hacienda, mientras que otros permitirán al autónomo decidir si activa o no esta función.
En cualquier caso, los profesionales tendrán siempre la posibilidad de optar por remitir o no sus facturas. Los programas que incluyan este envío automático se considerarán “Verifactu”, y aquellos que no lo hagan quedarán catalogados como “No Verifactu”.
