Terminado el primer mes de 2025, los autónomos y las pymes deben ir organizando su año contable para cumplir con otras obligaciones en plazo, si no quieren que las administraciones les impongan sanciones o incurran en otras consecuencias.
En las próximas semanas, las pymes deberán hacer frente a la tarea de elaborar sus cuentas anuales, ya que, dentro de un mes exactamente, finaliza el plazo para cumplir con este deber.
A esta primera fecha le seguirán otras -que deberán ser atendidas, fundamentalmente, por las sociedades mercantiles- como la legalización de cuentas, la aprobación y, finalmente, el depósito de las cuentas. Todos estos trámites han de llevarse a cabo durante el primer semestre del año. Cada uno es consecutivo del siguiente y cuenta con unas fechas muy concretas.
Además, todos ellos, y especialmente la obligación de depósito, deben hacerse en plazo. De lo contrario, los negocios podrían ser sancionados o incluso se les podría retirar el Número de Identifcación Fiscal. El año pasado, más de 40.000 negocios lo perdieron.
Plazos y próximas obligaciones contables para los pequeños negocios
Estas cuentas anuales son como una “radiografía de la empresa”. Reúnen diversos libros contables -como el Libro de Pérdidas y Ganancias- y otros registros que detallan su situación económica, patrimonio y obligaciones financieras. La finalidad de éstas es garantizar la transparencia empresarial ante proveedores, acreedores, clientes, entidades financieras o cualquiera que desee consultar la contabilidad del negocio.
Desde el Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España explicaron que están obligados a presentar estas cuentas las sociedades anónimas y limitadas, las sociedades extranjeras con sucursales en España, los fondos de pensiones y las sociedades comanditarias (por acciones y de garantías recíprocas). Sólo están excluidos de presentar cuentas anuales los empresarios individuales.
Según explicaron, una vez concluido el ejercicio contable -que en la mayoría de los negocios coincide con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre)- las sociedades y empresas disponen hasta el 30 de julio para presentar sus cuentas en el Registro Mercantil. Sin embargo, es al comienzo del ejercicio cuando los autónomos deben realizar la contabilidad de todo 2024.
Elaboración de las cuentas anuales
Las cuentas anuales deben elaborarse cumpliendo con los parámetros del Plan General de Contabilidad (PGC), un texto legal para que todas las empresas sigan una metodología similar al hacer las cuentas, de modo que se puedan comparar y evaluar.
Este proceso interno de contabilidad de cada empresa suele comenzar tras el cierre del ejercicio contable anterior y se extiende durante un período de tres meses, es decir, del 1 de enero al 31 de marzo.
Legalización de los libros contables
La legalización de los libros contables es otro de los pasos obligatorios para las sociedades mercantiles cada año. Una vez se hayan elaborado las cuentas, ya pueden ser presentadas. La fecha límite para hacerlo es el 30 de abril, cuatro meses después del cierre.
Hay que tener en cuenta que el procedimiento ha de llevarse a cabo de forma telemática, aunque si se dan problemas técnicos en el proceso -y cumpliendo ciertos requisitos- pueden exponerse alternativamente mediante un dispositivo de almacenamiento de datos.
Según los expertos consultados, no legalizar los libros en el Registro Mercantil dentro del plazo establecido podría derivar en la presunción de llevanza irregular de la contabilidad, lo que podría acarrear problemas en caso de inspección, litigios o concursos de acreedores.
Presentación de las cuentas anuales
Una vez legalizada la contabilidad del año anterior, las pymes deberán presentarla ante la junta general de la empresa. El plazo terminará justo en el ecuador de 2025, el 30 de junio.
Para que las cuentas anuales de un negocio sean consideradas oficiales, deben ser aprobadas por los socios o accionistas en la Junta General. Durante esta reunión, se evalúa la gestión del ejercicio anterior, se validan los estados financieros y se decide cómo se aplicarán los resultados. Este acuerdo queda reflejado en un acta formal de la reunión.
Depósito de las cuentas anuales
Una vez aprobadas las cuentas anuales deben depositarse ante el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación. La fecha límite es el 30 de julio. Éste sería, afirmaron los gestores, el paso más importante, ya que es el que más sanciones podría acarrear por su incumplimiento.
Este trámite puede realizarse telemáticamente, en soporte electrónico o en papel en la sede del registro, incluyendo siempre una firma certificada.
Según explicaron desde el Colegio de Gestores, los documentos necesarios para la presentación de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil incluyen:
- Certificación del acuerdo de la Junta General o del órgano social competente que aprueba las cuentas, con firmas legitimadas notarialmente.
- Firma del representante legal de la empresa que presenta las cuentas.
- Informe de gestión, si corresponde, acompañado del estado de información no financiera, en caso de ser obligatorio.
- Informe de los auditores de cuentas, cuando la sociedad esté obligada a someterse a verificación contable o cuando un socio haya solicitado una auditoría independiente.
- Informe sobre negocios con acciones de la empresa, si la normativa exige su presentación.
- Certificación que acredite que las cuentas depositadas coinciden con las auditadas.
- Formulario de identificación del titular real de la sociedad, en cumplimiento de la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
- Declaración anual de actividades, obligatoria para ciertos prestadores de servicios a sociedades, en el marco de la prevención del blanqueo de capitales, si aplica.
Posibles sanciones para los negocios que incumplan sus obligaciones contables
No presentar la contabilidad a tiempo o incumplir las obligaciones contables puede generar graves repercusiones legales y económicas para los negocios. Además de las sanciones económicas previstas por la normativa, esta falta puede llevar a la revocación del NIF, impedir la realización de trámites esenciales o, en casos extremos, hacer que el administrador sea responsable de las deudas de la empresa si esta entra en concurso.
Restricciones legales y problemas administrativos
No presentar la contabilidad en los plazos establecidos no solo expone a la empresa a sanciones económicas, sino que también puede bloquear su operativa, afectar su reputación y poner en riesgo a sus administradores.
Uno de los efectos más graves del incumplimiento es la imposibilidad de inscribir documentos en el Registro Mercantil, lo que bloquea cualquier modificación societaria, como cambios en el órgano de administración o ampliaciones de capital.
Sobre este punto, Miquel Morales, abogado especializado en Derecho Mercantil, explicó que cualquier cambio, modificación o trámite que se quisiera inscribir en el Registro Mercantil no se podría llevar a cabo, ya que la hoja registral permanecería cerrada.
Además, la falta de presentación de las cuentas puede impedir la realización de trámites habituales fundamentales para el funcionamiento del negocio.
Responsabilidad de los administradores
El incumplimiento de las obligaciones contables también puede afectar directamente a los administradores de la sociedad. Según señaló Morales, las consecuencias pueden ser de varios tipos. Entre las legales, destacó la prohibición de inscribir documentos en el Registro Mercantil y la posible responsabilidad de los administradores ante las deudas generadas por la sociedad.
En el caso de que la empresa enfrente un concurso de acreedores, la falta de presentación de las cuentas podría ser un indicio de mala gestión, lo que incrementa el riesgo de que el administrador sea declarado responsable personal de las deudas.
Impacto en la reputación financiera
Otro factor a considerar es la repercusión en la credibilidad de la empresa ante bancos y entidades financieras. En opinión del experto mercantilista, los bancos ahora analizan cada vez más la contabilidad para decidir si otorgar o renovar un crédito, por lo que un historial contable deficiente podría suponer problemas para obtener financiación.
Sanciones económicas
Más allá de las restricciones y problemas operativos, la normativa también establece sanciones económicas por el incumplimiento. La Ley de Sociedades de Capital prevé multas impuestas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) que oscilan entre los 1.200 y 60.000 euros, dependiendo del tamaño del negocio y la gravedad del incumplimiento.
