La pandemia de la Covid-19 cambió de forma irreversible las reglas del juego del ámbito laboral. Así, el teletrabajo dejó de ser una medida puntual para convertirse en un detonante de expectativas nuevas entre los trabajadores y las empresas.
Hoy, el reto no es decidir si adoptar la flexibilidad, sino cómo gestionarla de forma eficiente para que funcione tanto para grandes empresas como –y muy especialmente– para autónomos y pymes. En este sentido, herramientas como Hybo, la plataforma especializada en la gestión inteligente de espacios de trabajo, han cobrado protagonismo como facilitadoras del modelo híbrido.
No en vano, encuestas y estudios internacionales muestran que la mayoría de la plantilla laboral prefiere modelos flexibles que combinen el tiempo en la oficina con el teletrabajo. Por ejemplo, McKinsey, que recoge en uno de sus estudios que más del 70% de los trabajadores declara preferir un modelo híbrido frente al enteramente presencial.
El reto no está en la flexibilidad, sino en la productividad
Al mismo tiempo, informes como The Future of Work de Accenture subrayan que el verdadero reto no es la flexibilidad en sí, sino dotarla de herramientas y procesos que permitan ser productivo desde cualquier lugar.
En España, las cifras ya reflejan esa transición, la Ley de Teletrabajo y los datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) muestran que un porcentaje relevante de empresas ya ofrecen o permiten alguna fórmula de teletrabajo. Y que el número de días de teletrabajo medio por semana se sitúa en torno a 2,4.
Unos datos que nos sitúan en una fase de consolidación del modelo híbrido frente a nuestros vecinos, con retos y oportunidades a medida para el tejido de las pymes.
Tanto es así, que el Parlamento Europeo estima que más del 40% de los trabajadores podría mantener esquemas híbridos de forma permanente, incluso en sectores tradicionalmente presenciales. Además, para muchas empresas se ha convertido en una estrategia de optimización de recursos y mejora de la competitividad.
Por qué la flexibilidad exige organización
La libertad para elegir dónde trabajar aporta beneficios claros, como la conciliación, el ahorro en los desplazamientos y una mayor autonomía, pero también conlleva problemas tangibles si no se planifica.
Por ejemplo, salas y puestos de trabajo mal aprovechados, en tanto que los picos de demanda colapsan los recursos en ciertos días, desigualdad de acceso a herramientas y una cultura de empresa que puede resentirse si la presencia física y la remota no se conjugan adecuadamente. Es decir, muchos negocios encuentran escritorios vacíos un día y salas saturadas al siguiente; lo que genera costes que se pueden evitar y frustración.
Aquí es donde brillan las plataformas de gestión de los espacios laborales (workplace management), esto es: soluciones digitales que permiten adoptar el sistema híbrido dentro de un modelo operativo real.
Así, entre sus funciones habituales figuran la reserva de puestos y salas, la monitorización en tiempo real de ocupación, la analítica de uso y la integración con herramientas corporativas ya instaladas (calendarios, directorios, etcétera). Estas capacidades transforman decisiones intuitivas en decisiones basadas en datos, algo necesario cuando los recursos son limitados.
Hybo es una herramienta pensada para ordenar la flexibilidad de las pymes
Hybo se presenta como una plataforma integral para gestionar y reservar en tiempo real puestos de trabajo, salas de reuniones, aparcamientos y visitantes. Todo ello con una interfaz accesible y conectividad con aplicaciones como Outlook o Google Calendar, lo que ahorra complicaciones técnicas a los negocios, facilitando su adopción.
Además, ofrece analítica sobre ocupación y hábitos de uso que ayuda a tomar decisiones de redistribución de espacio o de horarios.
Para pymes y autónomos, las ventajas son especialmente prácticas:
- Menor coste operativo de las oficinas, al poder ajustar la superficie y los servicios a la demanda y evitar pagar por metros infrautilizados.
- Mejora de la experiencia del empleado y del cliente, facilitando las reservas y la disponibilidad agilizando la atención y la coordinación interna.
- Implantación rápida y sin grandes integraciones gracias a la compatibilidad con herramientas de uso común y procesos habituales, minimizando la curva de adopción.
Si bien no todas las pymes ni todos los sectores pueden trasladar su operativa al trabajo híbrido en la misma medida, muchos pequeños negocios encuentran en estas plataformas una forma viable de modernizar su gestión del espacio y mejorar su competitividad.
De hecho, empresas del ámbito tecnológico y financiero que han implementado Hybo han logrado reducir el uso innecesario del espacio hasta en un 40%, además de mejorar la coordinación de sus equipos y aumentar su satisfacción.
Tres pasos prácticos para que una pyme aproveche el modelo híbrido
A la hora de enfrentarse a un cambio de modelo de trabajo, los expertos recomiendan comenzar con medidas sencillas y concretas que permitan tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones. Así, los siguientes pasos ofrecen una hoja de ruta práctica para que una pyme implemente el sistema híbrido con mínima fricción y riesgo:
- Realizar un diagnóstico. Por ejemplo, medir cuántos días y en qué franjas se usa la oficina (con encuestas internas y registros básicos) antes de redimensionar el espacio.
- Establecer reglas claras de uso. Decidir unas políticas sencillas sobre las reservas (como el límite de horas disponibles por persona o la prioridad para las reuniones con clientes) y comunicarlas.
- Adoptar una herramienta adecuada. Implantar una solución que permita reservar y consultar la disponibilidad de espacios desde el calendario habitual que emplee la empresa, estableciendo un periodo de prueba realista y haciendo los ajustes necesarios.
En este sentido, plataformas como Hybo facilitan precisamente estos pasos, al integrar todas las funciones imprescindibles sin grandes requerimientos.
El futuro es híbrido, pero también estratégico y digital
El modelo híbrido ha pasado de ser una respuesta de emergencia a una expectativa consolidada. No en vano, se ha vuelto un factor decisivo desde el punto de vista del talento. Los profesionales cualificados valoran la flexibilidad como una condición para aceptar una oferta laboral. Así, las empresas que no lo ofrecen corren el riesgo de quedarse atrás en la carrera por atraer y retener a los mejores perfiles.
No obstante, para que los negocios puedan implementarlo con una visión estratégica, de forma que sea sostenible a largo plazo, se vuelve imprescindible la ayuda de sistemas que pongan orden en la flexibilidad: reservas claras, datos de uso y herramientas integradas.
Eso sí, teniendo en cuenta que la tecnología no es un fin en sí misma, pero sí la palanca que permite que la flexibilidad sea sostenible y rentable. Plataformas como Hybo conforman ese tipo de aliado, útil tanto para startups como para pymes que buscan optimizar costes y mejorar la experiencia de las personas, tanto del propio equipo como de los clientes.
