- Cuatro errores pueden hacer que las pymes aparenten que pagan antes
- Una pyme puede declarar 50 días de media y haber pagado tarde la mayor parte de una factura
- Una buena media puede ocultar muchos retrasos
- Las ayudas de más de 30.000 euros están en juego
Muchas pymes podrían estar declarando que pagan a sus proveedores antes de lo que realmente lo hacen. Durante años, numerosos negocios han utilizado atajos cotidianos –como contar los días desde la fecha de la factura o simplificar los pagos a plazos– que podían terminar ocultando sus retrasos reales.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) acaba de publicar una aclaración que cierra la puerta a estas prácticas. La norma no cambia, pero deberá aplicarse correctamente. “Quien lo hacía bien no nota nada; quien usaba atajos verá que su periodo medio de pago real es peor de lo que declaraba”, advirtió a este diario Jorge Capeans, secretario técnico de Economistas Contables del Consejo General de Economistas.
El impacto también va directo al bolsillo. Este indicador figura en las cuentas depositadas en el Registro Mercantil, puede ser consultado por bancos y proveedores y está relacionado con la acreditación exigida para acceder a determinadas subvenciones públicas de más de 30.000 euros. A partir de ahora, atajos habituales como iniciar el cómputo con la factura y no con la entrega de la mercancía, o no ponderar cada pago parcial, harán aflorar un plazo medio de pago peor que podría dejar a más de un negocio sin ayudas.
Cuatro errores pueden hacer que las pymes aparenten que pagan antes
A diferencia de las grandes corporaciones, la inmensa mayoría de los pequeños negocios y sus gestorías no registran siempre la fecha exacta en la que una mercancía entra en el almacén o se presta un servicio. Por pura operativa y por la falta de herramientas digitalizadas, el documento que suele mandar es la factura.
Sin embargo, el ICAC ha recordado que el “día cero” del contador es, con carácter general, el momento de la entrega real o de la prestación, un desfase que, sumado a otros errores habituales, puede alterar el dato final que se deposita en el Registro Mercantil.
“No hay datos oficiales, pero es una práctica muy extendida, y no por mala fe sino por pura operativa”, explicó Jorge Capeans. El dato que cualquier programa de facturación o gestoría conserva es la fecha de emisión o recepción de la factura, mientras que la entrega de la mercancía o la prestación efectiva del servicio “muchas veces ni se registra, sobre todo en negocios pequeños sin almacén ni albaranes digitalizados”.
La consulta publicada por el ICAC identifica cuatro situaciones en las que estos atajos pueden reducir artificialmente el periodo medio de pago declarado por una empresa.
El plazo no empieza con la factura
Como regla general, el contador arranca con la entrega del bien o servicio. La fecha en la que llega la factura sólo puede utilizarse en los supuestos expresamente admitidos por la Ley de Morosidad.
Esto significa que, si un proveedor entrega un pedido el 1 de marzo y remite la factura diez días después, el contador no comienza el día 11, sino en el momento en el que la empresa recibió realmente la mercancía. Tomar la factura como referencia acortaría artificialmente el plazo declarado en 10 días.
Capeans señaló que éste es probablemente el atajo más cotidiano. “El reloj empieza a contar cuando recibes la mercancía o el servicio, no cuando te llega la factura, que era lo que muchas empresas usaban por comodidad”, resumió. La aclaración obligará a algunos negocios a mejorar la trazabilidad de sus compras y servicios.
Cada pago parcial cuenta por separado
Si una factura se abona en varios plazos, cada pago parcial se mide e incorpora al cálculo de forma individual, ponderando su importe exacto. No se puede hacer una media simple ni contar solo desde el último vencimiento.
El ICAC aclara que cada pago parcial debe incorporarse de forma individual al cálculo y ponderarse según la cantidad satisfecha. Por tanto, un abono de 1.000 euros no puede tener el mismo peso que otro de 9.000, aunque ambos formen parte de la misma factura.
“Si pagas una factura en varios plazos, cada pago cuenta por separado según su importe; no vale mirar sólo el último pago ni hacer una media simple”, explicó Capeans. Este criterio puede mejorar o empeorar el resultado dependiendo de cuándo se haya satisfecho la mayor parte de la deuda.
Un pacto no permite superar los 60 días
La tercera aclaración afecta a los aplazamientos acordados con los proveedores. Un aplazamiento pactado con el proveedor solo evita la demora si respeta el límite legal máximo de 60 días naturales. Si se acuerda pagar a 90 días, ese pago seguirá computando como fuera de plazo a efectos legales.
“Pactar un plazo con el proveedor solo te protege si ese plazo respeta el tope legal de 60 días. Un pacto de 90 días no convierte en puntual un pago tardío”, advirtió Capeans. El ICAC distingue así entre el plazo pactado y el plazo legalmente permitido.
El contador no se reinicia en enero
El cuarto error se produce con las facturas de ejercicios anteriores. Si en el ejercicio actual se paga una factura correspondiente al año anterior, el contador de días no se resetea con el cambio de año; acumula todos los días transcurridos desde el origen.
“Si pagas este año facturas del año pasado, cuentan todos los días acumulados desde el origen. No se borra el contador al cambiar de ejercicio”, explicó Capeans.
De este modo, una deuda antigua puede elevar considerablemente el periodo medio de pago del año en curso, aunque el gasto o la compra se contabilizara en un ejercicio anterior.
Una pyme puede declarar 50 días de media y haber pagado tarde la mayor parte de una factura
El periodo medio de pago puede ofrecer una imagen tranquilizadora y, al mismo tiempo, esconder retrasos reales. Una empresa puede declarar que paga a sus proveedores en 50 días de media y haber abonado fuera de plazo la mayor parte de una factura.
La explicación está en la forma de calcular el indicador. El periodo medio no analiza cada pago de manera aislada, sino que los reúne en un único promedio ponderado. Los abonos realizados pronto reducen el resultado final, aunque otros se hayan efectuado después del límite legal.
Jorge Capeans lo explicó con el ejemplo de una empresa que recibe mercancía por valor de 10.000 euros y paga la factura en dos plazos:
- 4.000 euros a los 20 días.
- 6.000 euros a los 70 días.
El resultado sería de 50 días
No basta con sumar los 20 y los 70 días y dividirlos entre dos, porque los pagos tienen importes diferentes. El ICAC ha aclarado que cada abono debe ponderarse según el peso que representa dentro de la factura.
El cálculo correcto sería:
(20 días × 4.000 euros + 70 días × 6.000 euros) ÷ 10.000 euros = 50 días
Por tanto, esta operación arrojaría un periodo medio de pago de 50 días, que sería el dato utilizado para elaborar la información incluida en la memoria de las cuentas anuales.
Pero 6.000 euros se pagaron fuera de plazo
El promedio queda por debajo del límite máximo de 60 días, pero eso no significa que toda la factura se haya abonado correctamente. Los 6.000 euros pagados a los 70 días superaron el plazo legal.
“Ahí está la trampa del promedio: el periodo medio es una foto general, no un certificado de buena conducta”, advirtió Capeans.
Los 4.000 euros satisfechos a los 20 días tiran de la media hacia abajo, pero no borran el retraso del segundo pago. De hecho, en este ejemplo, la empresa habría pagado fuera de plazo el 60% del importe total de la factura, aunque su periodo medio se mantenga en 50 días.
Una buena media puede ocultar muchos retrasos
El mismo efecto puede producirse a mayor escala en las cuentas de una empresa. Un número elevado de facturas pagadas rápidamente puede compensar estadísticamente otras abonadas con retrasos importantes.
Dos negocios podrían declarar exactamente el mismo periodo medio de 50 días y tener comportamientos muy diferentes:
- Uno podría pagar prácticamente todas sus facturas alrededor de ese plazo.
- Otro podría combinar muchos pagos rápidos con otros realizados muy tarde.
Por este motivo, las sociedades obligadas a facilitar información ampliada no sólo deben comunicar su periodo medio de pago. También tienen que indicar el número y el volumen económico de las facturas abonadas por debajo del plazo máximo, así como el porcentaje que representan sobre el total.
Esta información permite comprobar si la empresa paga de forma regular o si una media aparentemente favorable está ocultando facturas concretas fuera de plazo.
Un mal dato puede cerrar el crédito y dejar a la pyme sin subvenciones
Corregir estos atajos no sólo puede empeorar el periodo medio de pago que aparece en las cuentas. También puede tener consecuencias económicas para la empresa. El indicador es público, permite conocer cómo se comporta el negocio con sus proveedores y puede utilizarse para valorar su solvencia antes de concederle financiación, crédito comercial o determinadas ayudas públicas.
Bancos y proveedores pueden consultar el dato
El periodo medio de pago figura en la memoria de las cuentas anuales que las sociedades depositan en el Registro Mercantil. Además, determinadas empresas deben publicar en su página web información adicional sobre el número y el volumen de facturas satisfechas dentro de los plazos legales.
Esto significa que el indicador puede ser consultado por bancos antes de aprobar un préstamo, por proveedores que estudian si conceden un aplazamiento o por grandes clientes que valoran con qué empresas contratar.
“La primera consecuencia es de imagen: ese dato es público”, explicó Capeans. Un periodo medio que empeore de un ejercicio a otro puede obligar al negocio a justificar por qué tarda más en pagar, aunque la diferencia se deba simplemente a que antes utilizaba la fecha de la factura o calculaba incorrectamente los pagos parciales.
La propia normativa permite añadir en la memoria explicaciones sobre circunstancias excepcionales que hayan distorsionado el resultado. Sin embargo, esas aclaraciones sirven para contextualizar el dato, no para modificarlo ni eliminar los días acumulados.
Pagar tarde también genera intereses
Una media aparentemente favorable tampoco libra a la empresa de las consecuencias de cada factura pagada fuera de plazo. El proveedor puede reclamar intereses de demora por los importes satisfechos después del límite legal, aunque el periodo medio global se mantenga por debajo de 60 días.
Por ejemplo, en el supuesto anterior, la empresa declararía una media de 50 días, pero el proveedor podría reclamar los intereses correspondientes a los 6.000 euros abonados el día 70.
Capeans recordó que en España no existe actualmente un régimen general de multas por pagar tarde. Las consecuencias se producen, principalmente, a través de los intereses de demora, la pérdida de reputación comercial y las dificultades para acceder a financiación, contratación pública o determinadas subvenciones.
Esta aclaración también beneficia a los autónomos y pequeños negocios que actúan como proveedores. Cuanto más fiel sea la información depositada, menor será el margen para que una empresa cliente maquille sus retrasos mediante pagos rápidos que compensen otros realizados fuera de plazo.
Las ayudas de más de 30.000 euros están en juego
El riesgo más tangible aparece cuando una empresa solicita determinadas subvenciones públicas por un importe superior a 30.000 euros. En estos casos, las personas físicas y jurídicas con ánimo de lucro sujetas a la normativa contra la morosidad deben acreditar que cumplen los plazos legales de pago para poder obtener la condición de beneficiarias.
No basta necesariamente con presentar un periodo medio inferior a 60 días. Como demuestra el ejemplo, una buena media puede esconder facturas o pagos parciales satisfechos tarde. Para acceder a estas ayudas también debe comprobarse qué porcentaje de las facturas se abonó dentro del plazo legal, considerándose cumplido el requisito cuando se alcanza, al menos, el porcentaje exigido por la normativa.
Por tanto, un periodo medio elevado no excluye por sí solo a la empresa, del mismo modo que una media inferior a 60 días no garantiza automáticamente que pueda recibir la ayuda. Será necesario acreditar el cumplimiento mediante la certificación o el informe correspondiente, según el tamaño y las obligaciones contables del solicitante.
“Un dato mal calculado que ahora salga peor puede tener un coste muy tangible: quedarse fuera de una subvención”, advirtió Capeans. La aclaración del ICAC obliga así a las pymes a mirar más allá del promedio y revisar si sus programas registran correctamente la entrega de las mercancías, los pagos parciales y el número real de facturas abonadas dentro del plazo.
