Con motivo de la incertidumbre en torno a Verifactu y la factura electrónica de los últimos meses, miles de autónomos y pymes han contratado a toda prisa los servicios de plataformas de gestión, contabilidad y facturación. Y sin apenas tiempo para leer la letra pequeña, muchos descubren ahora que sus proveedores les cobran por irse o les ponen trabas si quieren recuperar sus propios datos.
Lo que pocos saben es que buena parte de esas cláusulas son ya ilegales en la Unión Europea, y que en enero de 2027, exactamente cuando VeriFactu entre parcialmente en vigor, el derecho a cambiar gratis de programa quedará blindado por ley.
En concreto, la obligación de utilizar programas compatibles con el nuevo sistema Hacienda se ha aplazado finalmente hasta dentro de 11 meses (el 1 de julio del año que viene), pero inicialmente estaba prevista para hace un mes (el 1 de julio de 2026) en el caso de los autónomos.
La decisión de prorrogar el plazo llegó prácticamente in extremis, cuando faltaba menos de un mes para que empezara a aplicarse. Ante la urgencia, miles de pequeños negocios contrataron soluciones en la nube para adaptar su facturación sin analizar las condiciones de permanencia o los costes de migración de datos que dificultan el traslado a otro proveedor.
- Lo que dice la ley europea: exportar datos es gratis desde el pasado septiembre
- La novedad para enero de 2027: prohibición total de cobrar por el cambio
- Qué cláusulas de los proveedores son ya nulas
- Cómo reclamar el historial contable y qué consultar antes de contratar un programa nuevo
Lo que dice la ley europea: exportar datos es gratis desde el pasado septiembre
“El resultado es que ahora muchos contratos son motivo de conflicto, cuando el autónomo quiere cambiar de herramienta”, señaló a este diario Juan José Usaín Montero, consultor de la Confederación Nacional de Consultores Fiscales y Administrativos (Concfa).
“Con el añadido de que, si se espera al próximo año para hacer una migración, es probable que no se reciba una solución a tiempo debido a los picos de demanda que se prevén para entonces”. Es decir, quien no planifique el cambio de sistema con antelación puede llegar a la fecha límite sin contar con un programa compatible.
Como recuerda el experto, el Reglamento (UE) 2023/2854, conocido como Ley de Datos (Data Act), entró en vigor el 11 de enero de 2024 y es de aplicación general desde el 12 de septiembre de 2025. “Su propósito apunta directamente a un problema extendido: el de las plataformas que dificultan la salida de los clientes esgrimiendo excusas técnicas, contractuales o económicas”, señaló Juanjo Usaín.
En este sentido, los proveedores de servicios en la nube deben permitir la exportación masiva de datos en formatos que resulten estándar sin aplicar costes adicionales. Algo que afecta a las herramientas de facturación, ERP y gestión contable que más utilizan los autónomos y pymes, como Holded, Factorial o Sage. Esto es, cualquier solución SaaS (software como servicio) de contabilidad o emisión de facturas queda dentro del ámbito de aplicación del reglamento si opera en el mercado europeo.
“Además, los contratos deben especificar de manera clara y detallada los derechos del cliente en caso de cambio de proveedor, incluyendo los procedimientos aplicables y los plazos”, recordó Juanjo Usaín. Estos últimos, no podrán exceder de 30 días naturales para completar la migración. Si un contrato vigente no recoge esas condiciones o las contradice, esa cláusula es nula.
La novedad para enero de 2027: prohibición total de cobrar por el cambio
La protección de la norma europea se refuerza aún más a principios del año que viene. El artículo 29 de la Ley de Datos requiere que los proveedores en la nube eliminen progresivamente los cargos por cambio de proveedor.
Así, hasta el 12 de enero de 2027, solo podrán cobrarse los costes directamente relacionados con el proceso de migración. “Y a partir de esa fecha no podrá aplicarse ningún cargo por esta operación”, según Juanjo Usaín.
La coincidencia de fechas no es menor, toda vez que el próximo enero será cuando entre en vigor VeriFactu para entidades del Impuesto sobre Sociedades; mientras que autónomos y el resto de pymes tendrán la obligación de adaptarse en julio.
Esto significa que se juntará la prohibición total de cobrar por migrar datos entre plataformas y la obligación de utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria. Para el profesional que necesite cambiar de programa para cumplir con Hacienda, “la ley europea eliminará en ese momento cualquier excusa del proveedor para poder hacerlo de forma gratuita”, recordó Juanjo Usaín.
Qué cláusulas de los proveedores son ya nulas
Los despachos especializados en derecho tecnológico advierten de que muchos contratos actuales de herramientas de gestión en la nube contienen condiciones que la Ley de Datos europea ya no permite.
Las más habituales son:
- Las cláusulas de permanencia mínima sin justificación proporcional.
- Los costes de exportación del historial de facturas.
- Los formatos de descarga propietarios que impiden reutilizar los datos en otro sistema.
- Los plazos de entrega de datos que superan los 30 días.
Así, como recordó el experto, “el reglamento obliga a los proveedores a eliminar todos los obstáculos previos, comerciales, técnicos, contractuales y organizativos que puedan dificultar el cambio a otro proveedor”.
Por tanto, si la plataforma en cuestión cobra una tarifa por exportar el histórico contable o por cancelar antes de que venza un contrato anual, “el autónomo puede impugnar esa cláusula”, señaló Juanjo Usaín.
La reclamación puede hacerse directamente ante el proveedor y, si no hay respuesta satisfactoria, ante la autoridad competente que aún debe ser designada en España para supervisar su cumplimiento o a través de un asesor jurídico.
Cómo reclamar el historial contable y qué consultar antes de contratar un programa nuevo
Uno de los puntos clave para cambiar de proveedor es conseguir el historial de datos sin perder la trazabilidad que exige Hacienda. “Para esto lo más importante es solicitar la exportación en un formato estructurado y legible, como XML o CSV, que incluya todos los registros de facturación con sus fechas, importes, datos de cliente y número de factura”, concluyó Juanjo Usaín.
Verifactu exige que esa cadena de datos sea íntegra e inalterable. De modo que cualquier migración debe garantizar que el nuevo programa puede importar el histórico sin que falte información.
Asimismo, quien vaya a contratar una nueva aplicación en los próximos meses debería hacer, al menos, estas preguntas que recomienda el experto antes de firmar:
- ¿En qué formato puedo exportar todos mis datos y facturas?
- ¿Existe algún coste por cancelar o por migrar a otra plataforma?
- ¿Cuánto tardan en entregar el histórico completo si decido irme?
- ¿El contrato recoge expresamente el derecho de cambio de proveedor?
- ¿El software estará certificado para Verifactu?
