- No cualquier prueba sirve para demostrar el envío de una factura rectificativa
- Un simple descuido puede costar miles de euros de IVA
- Cómo justificar correctamente el envío si Hacienda lo solicita años después
Perder miles de euros de IVA por no guardar un simple justificante es un riesgo mucho más real de lo que parece. Muchos autónomos y pequeños negocios emiten correctamente una factura rectificativa cuando un cliente no paga o una operación queda sin efecto, pero olvidan conservar la prueba de que realmente la enviaron. Si Hacienda revisa esa operación, esa omisión puede bastar para impedirles recuperar el impuesto.
El Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) ha reforzado recientemente este criterio al asumir la doctrina fijada por el Tribunal Supremo y considerar que acreditar la remisión de la factura rectificativa constituye un requisito esencial en los supuestos previstos por la Ley del IVA.
Según explicó a Autónomos y Emprendedores Raquel Jurado, técnica del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF), es previsible que la Agencia Tributaria sea mucho más rigurosa y sistemática al exigir esta prueba durante las comprobaciones.
Por eso, no basta con conservar la factura rectificativa. También conviene guardar las evidencias que permitan demostrar que se remitió correctamente al cliente. De lo contrario, un simple descuido documental puede acabar costando miles de euros. Jurado explicó a este medio qué las pruebas que ofrecen mayores garantías, los errores que más se repiten entre los autónomos y la forma de justificar el envío si Hacienda lo solicita años después.
No sirve cualquier prueba para demostrar el envío de una factura rectificativa
Emitir correctamente una factura rectificativa no garantiza, por sí solo, que Hacienda acepte la modificación de la base imponible del IVA. Si el autónomo pretende recuperar el impuesto, también deberá poder demostrar que esa factura fue remitida al cliente cuando la Agencia Tributaria lo solicite durante una comprobación.
Como explicó a Autónomos y Emprendedores Raquel Jurado, técnica del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF), «pueden ser válidos medios como un burofax, un correo electrónico, una plataforma de facturación electrónica que registre el envío, o incluso un conjunto de pruebas que, valoradas en su conjunto, acrediten la remisión de la factura».
Qué medios son válidos
La normativa no obliga a utilizar un único sistema para remitir la factura rectificativa. Lo importante es que el autónomo pueda acreditar, llegado el caso, que el documento se envió al destinatario. Entre los medios que pueden servir como prueba, Raquel Jurado destacó:
- Burofax, aportando el justificante de envío y la certificación del contenido.
- Correo electrónico, siempre que se conserven el mensaje enviado, la fecha, el destinatario y el archivo adjunto con la factura rectificativa.
- Plataformas de facturación electrónica que registren y permitan acreditar el envío de la factura.
Un conjunto de indicios o pruebas, que, valorados de forma conjunta, permitan demostrar que la factura rectificativa fue efectivamente remitida al cliente.
Errores más frecuentes que hacen perder la prueba ante Hacienda
La experta advirtió de que uno de los fallos más habituales es pensar que el trámite termina cuando se emite la factura rectificativa. Sin embargo, «Hacienda exige poder acreditar también que se remitió al cliente», recordó.
Entre los errores que más se repiten en la práctica, señaló:
- Conservar únicamente la factura en el programa de facturación, sin ninguna evidencia de su envío.
- Afirmar que se envió por correo electrónico, pero no guardar el mensaje, la fecha, el destinatario o los archivos adjuntos.
- Entregar la factura en mano sin solicitar un recibí o cualquier otra constancia de su recepción.
En todos estos supuestos, añadió Raquel Jurado, «resulta muy difícil demostrar que la factura llegó efectivamente al destinatario», lo que puede llevar a que Hacienda rechace la modificación de la base imponible y el autónomo pierda el derecho a recuperar el IVA correspondiente.
Un simple descuido puede costar miles de euros de IVA
No conservar una prueba del envío de la factura rectificativa puede tener un impacto económico muy importante para cualquier autónomo. Basta con que Hacienda considere que no ha quedado acreditada su remisión para rechazar la modificación de la base imponible y obligar al negocio a asumir un IVA que, en realidad, ya no debería soportar.
Raquel Jurado lo ilustró con un ejemplo muy habitual. Imaginemos que un autónomo emite una factura de 10.000 euros, a la que aplica el 21% de IVA, por lo que el importe total asciende a 12.100 euros. El cliente nunca paga esa factura y, una vez cumplidos los requisitos previstos en la Ley del IVA, el profesional emite la correspondiente factura rectificativa para recuperar el impuesto ingresado.
Sin embargo, durante una comprobación tributaria, Hacienda le solicita que demuestre que esa factura rectificativa fue remitida al cliente. Si el autónomo no puede acreditarlo porque no conservó ninguna prueba del envío, la Administración podrá rechazar la modificación de la base imponible.
La consecuencia económica es inmediata: el autónomo perdería los 2.100 euros de IVA que ya había ingresado en Hacienda y no podría recuperarlos.
Además, el coste podría ser todavía mayor. Según explicó Raquel Jurado, si el autónomo ya hubiera practicado la rectificación en sus autoliquidaciones, podría verse obligado a devolver esos 2.100 euros, junto con los correspondientes intereses de demora e, incluso, afrontar una sanción si concurre una infracción tributaria.
Al final, un simple descuido documental puede acabar convirtiéndose en una pérdida de varios miles de euros, aunque el autónomo hubiera emitido correctamente la factura rectificativa y cumpliera el resto de los requisitos exigidos por la normativa.
Cómo justificar correctamente el envío si Hacienda lo solicita años después
Si la Agencia Tributaria inicia una comprobación, el autónomo deberá aportar las pruebas que acrediten que la factura rectificativa fue remitida al cliente. La documentación necesaria dependerá del medio utilizado para realizar ese envío.
Raquel Jurado explicó que, cuando la factura se haya enviado mediante burofax, «bastará con aportar el justificante de envío y la certificación del contenido». De este modo, el autónomo podrá demostrar tanto que realizó la comunicación como cuál era el documento remitido.
Si, por el contrario, optó por el correo electrónico, la técnica del REAF recomendó conservar toda la información relacionada con esa comunicación. En concreto, será conveniente guardar:
- El mensaje de correo electrónico enviado.
- La fecha del envío.
- La dirección del destinatario.
- El archivo adjunto que contenía la factura rectificativa.
- Cualquier respuesta del cliente o evidencia de recepción que pueda acreditar que la comunicación llegó a su destino.
Cuanta más documentación pueda aportar el autónomo para reconstruir el envío de la factura rectificativa, más sencillo será acreditar ante Hacienda que cumplió correctamente este requisito si la Administración lo revisa años después.
