Los autónomos no sólo son responsables de acreditar sus propias deducciones ante Hacienda. Ahora, el Tribunal Supremo ha emitido una sentencia en la que aclara que son los empleadores y no los empleados los que tienen que justificar las exenciones en IRPF por gastos de desplazamiento o dietas.
Así lo reconoce la sentencia 110/2025, de la Sala de lo Contencioso Administrativa del Tribunal Supremo. Según este nuevo fallo, que sienta doctrina, «no es al empleado al que corresponde probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia a los efectos de su no sujeción al IRPF». A juicio del Alto Tribunal el responsable de acreditar que realmente ha existido estos gastos debería ser el autónomo que tiene contratado a ese trabajador. A pesar de que no sea él quien disfrute de este beneficio fiscal».
La sentencia hace referencia a las exenciones en la declaración de la RENTA de las que se pueden beneficiar los trabajadores que cobran una parte de su salario destinado a gastos por desplazamiento, dietas o conceptos similares. Este beneficio fiscal está recogido en los artículos 17.1 d) de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF y en el 9 a del reglamento de este mismo impuesto.
Ambas normas dicen que están exceptuadas de impuestos las asignaciones que hagan las empresas a sus empleados para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto. Estos umbrales son, por ejemplo, de 15 o 25 euros diarios para estancias o de más de 53 o 93 euros para dietas.
Según explicó José María Salcedo, abogado fiscalista de Salcedo Tax Litigation, «en ambos casos, lo que venia haciendo la Agencia Tributaria es exigir al beneficiario de estas ventajas fiscales, es decir al empleado, que acreditara que realmente han existido esos desplazamientos o dietas para poder así aplicar esa exención. Sin embargo, la justicia ya venía repitiendo que el responsable de justificarlos es el negocio que paga estas asignaciones».
Hacienda debe pedir a los autónomos y no a sus empleados que acrediten las exenciones en IRPF
El Supremo aclaró a través de esta sentencia a quién debería exigir Hacienda los comprobantes de unas dietas o gastos de viaje para que estén exentos de pagar impuestos. «El fallo dice que puede solicitarlas directamente al trabajador, sino que debe pedírselas a la empresa, que es quien tiene la obligación de demostrar que esos pagos se hicieron por motivos de trabajo, en un lugar y día específicos. De hecho, por no hacerlo así, se han cerrado decenas de reclamaciones de la Administración a los trabajadores», aseguró Salcedo
La aclaración se ha llevado a cabo en un litigio promovido por un empleado que, tras ver denegadas varias reclamaciones contra la Administración ante el Tribunal Económico-Administrativo Regional de Andalucía, interpuso finalmente un recurso de casación frente a la Sala de lo Contencioso del Tribunal Supremo.
Tras esta sentencia, que marca doctrina, el Alto Tribunal ha recordado que, a los efectos de la no sujeción al IRPF de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia, la Administración debe dirigirse para su acreditación al empleador. Sería el negocio quien estará «obligado a acreditar que las cantidades abonadas por aquellos conceptos responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar, por motivo o por razón del desarrollo de su actividad laboral.».
Aunque el negocio sea quien lo acredite, las consecuencias son para el empleado
Según explicó el socio de Salcedo Tax Litigation, esto ya se había planteado en anteriores sentencias, algunas incluso de 2020. Con este nuevo fallo, ha quedado aclarado que la carga de la prueba es del empleador y que si Hacienda se lo exige al empleado, la reclamación se anularía.
Otra cosa distinta son las consecuencias. Aunque sea el negocio el responsable de justificar que el dinero que se ha pagado se ha invertido en determinado desplazamiento o en una dieta, el responsable final si no se acredita convenientemente será, fundamentalmente el empleado. «En este caso, si la justificación no está bien hecha, en un primer momento lo que se hará será una liquidación paralela y no tendrá derecho a la exención en IRPF», apuntó Salcedo.
