Todavía son muchos los autónomos que siguen elaborando sus facturas a mano, ya sea por falta de familiaridad con la tecnología o porque acaban de darse de alta, y aún no utilizan programas de facturación.
Según avanzó este diario, el 69% de los trabajadores por cuenta propia y el 45% de las micropymes continúan facturando manualmente. Y un 22% de las pymes reconoce no sentirse preparada para implantar la factura electrónica.
Los errores humanos son frecuentes en estos casos e, incluso cuando se usa una herramienta informática, y pueden dar lugar a facturas con inexactitudes o defectos formales. Conocer cómo deben emitirse correctamente estos documentos es clave para poder deducir determinados gastos, evitar sanciones y gestiones innecesarias.
- Errores habituales que cometen los autónomos al hacer sus facturas
- No emitir factura cuando es obligatorio
- Omitir datos obligatorios
- Numeración incorrecta o desordenada
- Aplicar incorrectamente el IVA o el IRPF
- No desglosar claramente la base imponible
- Incluir datos erróneos del cliente
- Añadir cargos no pactados previamente
- Aplicar mal los descuentos o rebajas
- Enviar la factura a la persona equivocada dentro de la empresa
- Emitir la factura tarde
- No guardar las facturas
- No llevar al día el libro de registro de factura
- Presentar la factura de forma desordenada o poco profesional
- Emitir facturas electrónicas en un formato incorrecto
- No utilizar herramientas de facturación fiables o actualizadas
- El concepto no tiene correlación con la actividad del emisor o del receptor
- No indicar si es una factura con inversión del sujeto pasivo (cuando aplica)
- No distinguir si es una factura proforma o definitiva
- No emitir factura cuando es obligatorio
Errores habituales que cometen los autónomos al hacer sus facturas
Emitir una factura con errores, aunque parezca algo menor, puede tener consecuencias importantes: desde perder el derecho a deducirse un gasto hasta recibir un requerimiento o una sanción de Hacienda.
Fernando Jesús Santiago Ollero, presidente del Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos, explicó a este medio algunos de los fallos más comunes que cometen los autónomos al rellenar sus facturas. Muchos de ellos pueden evitarse con una simple revisión antes de enviarlas.
No emitir factura cuando es obligatorio
Si prestas un servicio o vendes un producto y no emites factura, estás incumpliendo la normativa fiscal. Todo ingreso profesional o empresarial debe estar documentado, salvo algunas excepciones muy tasadas (por ejemplo, tiques simplificados en comercio minorista). Además, no facturar impide deducir gastos y puede suponer sanciones.
Uno de los errores más graves que pueden cometer los autónomos es no emitir factura cuando están obligados a hacerlo. “Si prestas un servicio o vendes un producto y no emites factura, estás incumpliendo la normativa fiscal”, advirtió el presidente del Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos.
Todo ingreso derivado de una actividad profesional o empresarial debe quedar reflejado en una factura, salvo algunas excepciones muy concretas, como los tiques simplificados en determinados comercios minoristas. Además, tal y como explicó Santiago, “no facturar impide deducir gastos y puede suponer sanciones”.
Omitir datos obligatorios
Otro error frecuente es no incluir todos los datos que exige la normativa en una factura. “No incluir cualquiera de estos datos invalida fiscalmente la factura”, advirtió Fernando Jesús Santiago.
Según explicó, toda factura debe contener una serie de elementos imprescindibles:
- Número y serie.
- Fecha de emisión.
- Fecha de operación (si es distinta).
- Datos completos del emisor y del cliente (nombre, NIF y domicilio fiscal).
- Descripción clara del concepto facturado.
- Base imponible.
- Tipo y cuantía del IVA (y del IRPF si procede).
- Importe total.
- Forma y plazo de pago.
Numeración incorrecta o desordenada
Todas las facturas deben estar numeradas de forma correlativa dentro de cada serie, sin saltos, duplicados ni retrocesos. “Esto es clave para que Hacienda pueda verificar que no se ha omitido ninguna”, explicó el presidente del Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos.
Hay que tener en cuenta que un error en la numeración podría levantar sospechas ante la Agencia Tributaria y poner en duda la integridad de la facturación del autónomo, con el consiguiente riesgo de inspección.
Aplicar incorrectamente el IVA o el IRPF
Uno de los errores más habituales al emitir facturas es aplicar tipos impositivos erróneos. “Errores comunes son aplicar un tipo de IVA que no corresponde (por ejemplo, el 21% en actividades exentas) o no retener IRPF en facturas entre profesionales”, contó a este medio Santiago Ollero.
El experto explicó que este tipo de fallos no sólo puede hacer que la factura sea incorrecta, sino que también “puede invalidar deducciones fiscales o generar sanciones”.
No desglosar claramente la base imponible
Toda factura debe especificar con claridad qué parte del importe corresponde a la base imponible y cuál a los impuestos aplicados. “Decir sólo ‘total: 1.210 euros’ sin indicar que 210 euros son de IVA puede generar el rechazo de la factura y problemas fiscales”, advirtió el experto consultado.
Este desglose es imprescindible para que la factura sea válida y para que el receptor pueda deducirse correctamente el impuesto soportado.
Incluir datos erróneos del cliente
“Errores en el nombre o NIF pueden invalidar la factura, sobre todo si el cliente la necesita para deducirse el IVA o justificar el gasto”, explicó Fernando Jesús Santiago Ollero, presidente del Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos.
Además, este tipo de errores formales puede provocar retrasos en el cobro, al requerir correcciones antes de que el cliente acepte la factura.
Añadir cargos no pactados previamente
Nunca se deben incluir costes no acordados: puede generar conflictos, rechazo del pago o pérdida de clientes. Todo cargo adicional debe estar respaldado por contrato, presupuesto o acuerdo por escrito.
Incluir en la factura costes que no han sido previamente acordados con el cliente es un error que puede tener consecuencias comerciales y legales. “Incluir estos costes puede generar conflictos, rechazo del pago o pérdida de clientes”, señaló Santiago.
Apuntó que “todo cargo adicional debe estar respaldado por un contrato, un presupuesto aceptado o algún acuerdo por escrito” que justifique su inclusión.
Aplicar mal los descuentos o rebajas
Los descuentos y rebajas deben reflejarse de forma clara y ordenada en la factura. “Debe quedar claro si los descuentos están aplicados antes de calcular impuestos. Si no se especifica bien, puede generar confusión o errores contables”, advirtió Fernando Jesús Santiago Ollero.
Ya que, una redacción ambigua puede dar lugar a errores en la liquidación de impuestos o dificultar la contabilidad tanto del autónomo como del cliente.
Enviar la factura a la persona equivocada dentro de la empresa
Puede parecer un detalle menor, pero enviar la factura al departamento equivocado puede retrasar el cobro durante semanas. “Es importante asegurarse de conocer quién gestiona las facturas en la empresa cliente (administración, contabilidad, compras…)”.
Emitir la factura tarde
Emitir la factura con semanas de retraso puede generar múltiples inconvenientes, desde que no te la acepten, hasta que el pago se retrase o que se cierre el trimestre fiscal sin haberla declarado. Como advirtió Santiago Ollero, esto “puede generar problemas contables”.
No guardar las facturas
Los autónomos están obligados a conservar las facturas, tanto emitidas como recibidas, durante un mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción fiscal. “Perderlas puede ser un problema grave en caso de inspección”, explicó el presidente del Consejo de Gestores Administrativos.
No llevar al día el libro de registro de factura
Llevar un registro ordenado de ingresos –y también de gastos si se tributa por estimación directa– es obligatorio. “Si no registras las facturas correctamente, Hacienda puede denegar deducciones”, advirtió Santiago Ollero.
Presentar la factura de forma desordenada o poco profesional
Aunque una factura mal presentada no invalida su validez fiscal, sí puede generar rechazo o desconfianza, especialmente en empresas medianas o grandes. “Una presentación clara facilita el pago”, recordó el presidente de los gestores administrativos.
Emitir facturas electrónicas en un formato incorrecto
Confundir una factura en PDF con una factura electrónica estructurada puede acarrear problemas, especialmente si se trabaja con la Administración o grandes compañías.
“Una factura PDF no es lo mismo que una factura electrónica en formato estructurado (como Facturae)”, explicó Santiago.
No utilizar herramientas de facturación fiables o actualizadas
El uso de plantillas erróneas o software desactualizado puede provocar errores recurrentes. “Usar software profesional reduce el riesgo”, recomendó el experto, al referirse a los fallos derivados de herramientas que no cumplen con la normativa vigente.
El concepto no tiene correlación con la actividad del emisor o del receptor
Incluir conceptos incoherentes con la actividad profesional puede levantar sospechas. “Si un asesor emite una factura por ‘clases de yoga’ o un diseñador gráfico recibe una factura por ‘reparación de maquinaria’, Hacienda puede sospechar que no es una actividad real bloqueando deducciones o investigando la operación”, advirtió Santiago.
No indicar si es una factura con inversión del sujeto pasivo (cuando aplica)
En operaciones entre profesionales (como construcción, gestión de residuos o servicios intracomunitarios) es obligatorio indicar si se aplica la inversión del sujeto pasivo. “Omitir esta mención puede generar sanciones o rechazos”, explicó Santiago.
No distinguir si es una factura proforma o definitiva
Confundir una factura proforma con una factura definitiva es un error habitual. “La factura proforma no tiene validez fiscal. Hay quien la envía creyendo que ya ha facturado”, puntualizó el experto.
El problema aparece cuando el cliente paga pensando que ha recibido una factura válida, y no es así. “El proveedor presenta la proforma para no hacer la definitiva en tanto no se cobra, evitando pagar el IVA si no se ha cobrado”, explicó.
Recordó que, hoy en día, esto puede evitarse si el autónomo se acoge al criterio de caja del IVA. No obstante, lo cierto es que la mayoría de trabajadores por cuenta propia no lo hacen puesto que sus clientes (sobre todo grandes empresas) evitan trabajar con proveedores incluidos en este sistema.
