Muchos autónomos están renunciando a reclamar las facturas impagadas porque no les sale rentable cobrar

1. Las tres variables que dictan si merece la pena reclamar una factura impagada
   • El proceso monitorio: la vía ágil que puede complicarse
2. Muchos pequeños negocios prefieren asumir impagos antes que reclamar
3. Desde 2025 enviar un WhatsApp ya no sirve para reclamar un impago
4. La letra pequeña: el castigo para el deudor que ignore la mediación o la conciliación
5. Tres extras que pueden sumar los autónomos a sus facturas impagadas
   • Requisitos para poder exigir estos recargos

Miles de autónomos y pequeñas empresas se enfrentan cada año al mismo dilema: reclamar una factura impagada o asumir la pérdida para no poner en riesgo la relación con un cliente. A esto se suma que, tras los últimos cambios legales, recuperar deudas de pequeña cuantía puede implicar tanto tiempo, costes y trámites que, en algunos casos, la reclamación deja de ser rentable.

Pero eso no significa que nunca compense reclamar. La decisión no depende únicamente del importe adeudado. También influyen factores como la solvencia del deudor, la probabilidad de que discuta la deuda o los nuevos requisitos previos que exige la ley antes de acudir a los tribunales. Estos pueden hacer que la balanza se incline a favor o en contra de acudir a los tribunales. Sin embargo, en muchas ocasiones, una estrategia adecuada permite recuperar el dinero sin llegar siquiera a juicio.

Precisamente, la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (Pmcm) ha advertido de que muchos pequeños acreedores están dejando de reclamar cantidades que les corresponden porque el coste, el tiempo y la complejidad del procedimiento hacen que, en determinadas situaciones, recuperar el dinero deje de resultar rentable.

Ante esta realidad, María Fuertes, abogada de Navas & Cusí, explicó a este diario en qué casos merece realmente la pena dar el paso, qué puede reclamarse además del importe de la factura y cuándo seguir esperando deja de ser la mejor estrategia.

Las tres variables que dictan si merece la pena reclamar una factura impagada

Existe la falsa creencia de que hay una cifra mágica a partir de la cual compensa acudir a los tribunales. Sin embargo, la experiencia demuestra que tomar la decisión en función del importe adeudado, no es siempre la mejor decisión.

Según explicó María Fuertes, «no hay una cifra legal que marque cuándo resulta rentable reclamar». En realidad, la decisión depende de tres factores que pueden inclinar la balanza a favor o en contra de iniciar el procedimiento:

• La solvencia del deudor. Es el pilar fundamental. Antes de reclamar conviene valorar si el cliente tiene capacidad económica para pagar. Obtener una sentencia favorable sirve de poco si posteriormente no existen bienes o ingresos sobre los que ejecutar la deuda.
• La probabilidad de que el deudor se oponga a la reclamación. Como señaló la letrada, «mientras la deuda pueda reclamarse por monitorio sin necesidad de abogado y el deudor probablemente pague al recibir el requerimiento judicial, casi siempre merece la pena, incluso en cantidades modestas, porque el coste propio es bajo». El verdadero peligro aparece cuando el cliente decide discutir la factura: ahí entran en juego honorarios profesionales que, en cuantías pequeñas, difícilmente se recuperan mediante las costas judiciales.
• La calidad documental de la deuda. La reclamación resulta mucho más sencilla cuando el crédito es líquido, vencido, exigible y puede acreditarse fácilmente mediante contratos, presupuestos aceptados, facturas o cualquier otra documentación.

En palabras de Fuertes, «la frontera está menos en un importe fijo y más en tres variables, que son la solvencia del deudor, la probabilidad de oposición y si el crédito es líquido y está bien documentado».

El proceso monitorio: la vía ágil que puede complicarse

Cuando la factura cumple esos requisitos y no existe una controversia real sobre su existencia, el procedimiento monitorio continúa siendo la vía más rápida y sencilla para reclamar una factura impagada.

Según recordó María Fuertes, «la vía natural para una factura impagada e indiscutida es el procedimiento monitorio, que no tiene límite de cuantía y admite presentar la petición inicial sin abogado ni procurador».

Esta ventaja permite que, en cantidades modestas, casi siempre merezca la pena dar el paso porque el coste de entrada para el autónomo –que además está exento de tasas judiciales como persona física– es prácticamente cero.

Ahora bien, esa ventaja puede evaporarse dependiendo de cómo responda la otra parte:

• Si el deudor se opone formalmente al pago: El caso se transforma automáticamente en un juicio verbal (deudas de hasta 6.000 euros) u ordinario (más de 6.000 euros). La intervención del letrado es obligatoria a partir de cierto umbral, y los costes se disparan.
• Si no se opone o paga voluntariamente: El proceso termina de forma rápida y económica.

La recomendación de la experta es clara: antes de reclamar no basta con fijarse en cuánto dinero se debe, sino además en las posibilidades de que el procedimiento termine siendo rápido y sencillo o acabe convirtiéndose en un litigio más largo y costoso.

Muchos pequeños negocios prefieren asumir impagos antes que reclamar

Detrás de muchas facturas impagadas no hay una renuncia real al cobro, sino un cálculo de riesgos. Para un trabajador por cuenta propias, iniciar una reclamación judicial supone enfrentarse al temor de perder un cliente del que dependen, asumir nuevos gastos y dedicar tiempo y recursos a un procedimiento cuyo resultado, además, no siempre garantiza que el dinero termine recuperándose.

Según explicó la abogada de Navas & Cusí, «la decisión de no reclamar rara vez responde a una sola causa, es la suma de varios factores que empujan en la misma dirección». Según la experta, el día a día de los autónomos está condicionado por cuatro grandes inconvenientes:

• La dependencia económica del cliente. «Cuando un cliente concentra una parte relevante de la facturación, el acreedor teme que reclamar equivalga a perder la relación». Al final, el autónomo termina asumiendo el retraso como un coste obligatorio para mantener la cuenta viva.
• La desproporción de costes. Según la letrada, «el importe adeudado suele ser pequeño en comparación con lo que cuesta reclamarlo, por lo que reclamar puede percibirse como tirar dinero bueno detrás del malo».
• El mito de la rapidez judicial. Aunque el proceso monitorio está pensado para ser ágil, Fuertes recordó que «entre el requerimiento previo, la tramitación y una eventual ejecución si el deudor no paga voluntariamente pueden pasar meses».
• El desgaste personal que supone gestionar el cobro. El negocio que no tiene estructura carece de un departamento de cobros. Es el propio autónomo quien debe gestionar las llamadas y la burocracia, viviendo el proceso como un auténtico «desgaste personal».

Esta realidad coincide con la denuncia realizada recientemente por la Pmcm, que advierte de que miles de pequeños acreedores están dejando de reclamar cantidades que les corresponden porque el coste, el tiempo y la complejidad del procedimiento hacen que, en determinadas situaciones, recuperar el dinero deje de ser económicamente viable.

Como resumió María Fuertes, «muchos acreedores concluyen que ejercer un derecho que la ley les reconoce sale más caro que renunciar a él, y esa percepción termina normalizando la morosidad como una forma de financiación gratuita a costa del proveedor».

Desde 2025 enviar un WhatsApp ya no sirve para reclamar un impago

A las tradicionales dudas sobre si compensa o no meterse en juicios se ha sumado un obstáculo de última hornada. Desde el 3 de abril de 2025, tras la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, los trabajadores por cuenta propia ya no pueden acudir directamente al juzgado. La ley obliga ahora a intentar un paso previo: el Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC).

Este intento de acuerdo, que puede ser una negociación directa, una oferta vinculante, una mediación o una conciliación, se ha convertido en un requisito de procedibilidad obligatorio. Y la abogada María Fuertes advirtió de una trampa que afecta de lleno a las pymes: este paso también se exige en el proceso monitorio.

En la práctica habitual del autónomo, esto ha añadido un nuevo trámite que puede retrasar y encarecer las reclamaciones de menor cuantía:

• Freno temporal y económico: Supone un trámite que consume semanas y dinero antes siquiera de pisar el juzgado. Hay que documentar el intento de forma fehaciente mediante herramientas legales como un burofax con certificación de texto o un acta notarial.
• Un wasap ya no sirve: El juzgado rechazará de pleno un pantallazo de WhatsApp y, salvo excepciones muy hiladas, un correo electrónico ordinario. «Un intento mal documentado equivale a no haberlo hecho, con riesgo inmediato de inadmisión de la demanda», aclaró Fuertes.

Esta burocracia añadida es el motivo central de la queja de la Pmcm. La patronal insiste en que el problema no es negociar, sino que este nuevo «peaje» incrementa los costes iniciales de unos procedimientos de pequeña cuantía que, para muchos pequeños negocios, ya rozaban la rentabilidad cero.

La letra pequeña: el castigo para el deudor que ignore la mediación o la conciliación

A pesar de la fricción y el encarecimiento inicial, la reforma introdujo un potente incentivo para evitar que el deudor juegue al desgaste y se limite a ignorar al autónomo. Si el cliente decide dar la callada por respuesta, la ley ahora permite al acreedor activar dos armas de presión muy útiles:

• Penalización con costas judiciales: Gracias a la reforma del Artículo 394 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, el juez puede condenar a pagar las costas del juicio a la parte que haya rechazado participar en el MASC sin una justificación real, incluso aunque termine ganando el pleito.

• El reloj corre a favor del autónomo: La solicitud formal del MASC interrumpe inmediatamente la prescripción de la deuda. Además, el deudor no puede bloquear el proceso de forma indefinida: si transcurren 30 días sin respuesta (o un mes si es una oferta vinculante), el trámite se da legalmente por cumplido y la vía judicial queda totalmente despejada para demandar.

Tres extras que pueden sumar los autónomos a sus facturas impagadas

Cuando el cliente moroso es otra empresa o una Administración Pública, la reclamación no tiene por qué limitarse al importe pendiente de la factura. La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, reconoce al acreedor otros derechos económicos que, en muchos casos, pueden incrementar de forma significativa la cantidad a recuperar.

En relaciones comerciales largas con varios impagos acumulados, estos conceptos pueden llegar a duplicar la cantidad inicial a recuperar. Como detalló la letrada María Fuertes, el deudor está obligado por ley a asumir tres conceptos:

• Intereses de demora automáticos al 10,40%: No es necesario enviar un aviso previo ni una amenaza para que empiecen a sumar; se devengan de forma automática al día siguiente del vencimiento de la factura. A falta de un pacto previo, se aplica el tipo legal de la Ley de Morosidad, que para este segundo semestre de 2026 está fijado en un 10,40% (el tipo del BCE del 2,40% más los 8 puntos que añade la normativa). Una cifra que pulveriza el modesto interés legal del dinero (situado en el 3,25% en 2026).
• Multa fija de 40€ multiplicada por cada factura: La ley reconoce una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro que se añade a la deuda de forma obligatoria y sin necesidad de que la pidas expresamente. Pero la verdadera novedad llegó con la sentencia del Tribunal Supremo del 30 de octubre de 2025: el Alto Tribunal confirmó que esos 40 euros se cobran por cada factura impagada, no por el total de la deuda. Si un cliente deja a deber ocho facturas pequeñas, serían 320 euros limpios sólo por este concepto.
• El coste real de los profesionales de recobro: Si para intentar cobrar el autónomo se ve obligado a contratar a un abogado, un asesor o una agencia especializada en recobros, y esos gastos superan los 40 euros iniciales, puede reclamarlos íntegramente al deudor siempre que se acredite correctamente. Esta indemnización extra tiene topes (no puede superar el 15% de la deuda general, salvo en obligaciones inferiores a 30.000 euros, donde el límite es el propio importe adeudado) y no se aplica si ya te los devuelven mediante una condena en costas judiciales.

Requisitos para poder exigir estos recargos

Para poder aplicar estos tres castigos financieros sobre su cliente, María Fuertes recordó que la empresa acreedora debe cumplir estrictamente con dos condiciones:

• Haber cumplido con la parte del trato: Es decir, haber entregado el producto o prestado el servicio correctamente.

• Estar fuera de plazo: Que el dinero no haya entrado en la cuenta en el plazo pactado por contrato o en el límite legal (30 días naturales por defecto, ampliables a un máximo de 60 días si hay acuerdo mutuo).

Muchos autónomos firman contratos impuestos por grandes clientes donde se incluye una cláusula en la que renuncian a cobrar intereses o indemnizaciones en caso de retraso.

La abogada de Navas & Cusí fue tajante al respecto: esas cláusulas son nulas por abusivas. La ley las tacha por completo, por lo que el deudor jamás podrá blindarse de forma contractual para evitar pagar estos recargos si incumple sus plazos.