El Ministerio de Hacienda sometió a consulta publica este jueves la modificación de la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos para los programas de facturación (consultar en este enlace). Este documento pretende dar más plazo a los autónomos y empresas para que adapten sus softwares de facturación a los nuevos requisitos y cuenten con un certificado para evitar sanciones.
Como ya avanzó este diario, a finales de octubre, tras más de tres años de espera, se aprobó la Orden Ministerial que recopila los requisitos que van a tener cumplir todos los programas de facturación que utilizan los autónomos para ser considerados legales ante Hacienda y cumplir con la Ley Antifraude. Esta norma, entre otras cosas, establece las condiciones que va a tener que cumplir cualquier software que utilicen los negocios para no recibir una multa de hasta 50.000 euros.
Fuentes de la Agencia Tributaria ya explicaron en su momento que, hasta ahora, faltaba la publicación de la orden para que los requisitos que ya estaban en el borrador y en la Ley antifraude fueran definitivos, «a expensas de otros pequeños cambios que puedan darse más adelante. Ahora, las condiciones que deberán cumplir los software ya están publicadas en el BOE y ha comenzado el plazo para que los productores se adapten a las nuevas condiciones y ofrezcan sólo programas certificados. Y para que los usuarios adquieran estos nuevos softwares».
No obstante, avisaron estas mismas fuentes, «en un principio, la Ley daba sólo hasta julio de 2025 para que todos los programas que tengan los autónomos estén adaptados a las condiciones de esta orden. Pero pronto se va a hacer una modificación en la normativa para dar más plazo a los beneficiarios para adaptarse».
Los autónomos tendrán hasta julio de 2026 para adaptar sus programas de facturación a los nuevos requisitos y certificados
Apenas una semana después de que se publicara esta orden, la Agencia Tributaria ya ha sacado a consulta pública el documento para modificar los plazos que se les da a las empresas y autónomos que usan estos programas de facturación para que los actualicen a la nueva normativa, cumplan con la Ley y eviten sanciones.
Según expone este documento, el retraso en la aprobación y publicación de la orden ministerial para el reglamento de facturación hasta el 28 de octubre de 2024, cuando salió en el BOE «supone que el plazo de 9 meses previsto para productores y comercializadores finalice con posterioridad a la fecha de entrada en vigor para los usuarios». Es decir, que los fabricantes tienen más tiempo para cambiar sus programas que los usuarios para comprarlos o actualizarlos.
Esto, lógicamente -explica el documento-, «impediría que los empresarios y profesionales que utilizan los sistemas informáticos de facturación suministrados por dichos productores y comercializadores puedan cumplir los requisitos establecidos el 1 de julio de 2025 y, por tanto, plantea la necesidad de modificar la entrada en vigor del Reglamento, atrasándola respecto de la fecha inicial».
Diferentes plazos para empresas y para autónomos
Concretamente, según plantea el documento y a expensas de que sea definitivo, «dicho retraso debe ser el mínimo imprescindible para solventar los problemas mencionados, considerándose razonable que la entrada en aplicación de la norma se posponga hasta el 1 de enero de 2026 para los obligados tributarios a que se refiere el artículo 3.1.a) del Reglamento (sujetos pasivos contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades), y al 1 de julio de 2026 para el resto».
En otras palabras, y a la espera de posibles modificaciones, en un principio las sociedades jurídicas -empresas- tendrán hasta el 1 de enero de 2026 para comprar un nuevo programa de facturación o actualizar el que ya tienen a la nueva normativa, y los autónomos persona física -que son el resto-, tendrían siete meses más, hasta el próximo 1 de julio de 2026.
En cuanto a los proveedores y fabricantes de estos programas, según confirmaron fuentes de la Agencia Tributaria, «el plazo no cambia, era y sigue siendo de nueve meses». Es decir. hasta finales de julio de 2025.
Condiciones que deberán cumplir los programas de facturación que usan los autónomos para ser legales
La orden ministerial publicada a finales de octubre ya recoge todas las condiciones que deberán cumplir los programas de facturación que utilizan los autónomos para considerarse certificados de cara a Hacienda. Todas estas condiciones se pueden consultar en este enlace.
Las condiciones generales que deberán cumplir los software para ser legales, que apenan se han modificado desde el anterior borrador, serán:
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
- También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
- Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
- En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
Además, entre otras cosas, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:
- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria
La norma también incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. En primer lugar, el denominado ‘hash’ encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella. En segundo, lugar la firma electrónica de los registros, que no es necesaria en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.
Por otro lado, también se desarrollan las condiciones respecto al conocido sistema Veri*factu, que deberán incluir todos los programas de facturación. Al parecer, según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria, habrá algunos programas que sólo permitan la opción de remitir automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, mientras que otros darán la opción de activar o desactivar esta funcionalidad. En cualquier caso, los negocios tendrán siempre la posibilidad de remitir o no estas facturas. Si lo hacen, su sistema será considerado «Veri*factu«, mientras que si no, sería considerado «No Veri*factu».
