El Ministerio de Hacienda publicó este lunes la Orden Ministerial que establece todos los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación electrónica que usan los autónomos a partir del año que viene. Uno de los principales cambios que incluye esta ley es la incorporación en todos los software de los negocios del sistema Veri*factu, una funcionalidad que permite remitir las facturas de manera automática y en tiempo real a la Agencia Tributaria.
Entre los muchos requisitos que establece el nuevo reglamento para los programas de facturación electrónica está la obligación de que todos los software ofrezcan obligatoriamente la posibilidad a los autónomos de remitir de manera automática y en tiempo real todas las facturas a Hacienda. De momento, los desarrolladores tienen un plazo de nueve meses -hasta julio de 2025- para actualizar sus sistemas e introducir esta funcionalidad, aunque esta fecha podría acabar ampliándose.
En cualquier caso, lo más seguro es que todos los programas de facturación electrónica que usan los autónomos y pequeños negocios deban incorporar la capacidad de remisión de facturas en tiempo real, como tarde, a finales de 2025 o principios de 2026. En este plazo, Hacienda debería tener lista la plataforma donde recibirá automáticamente las facturas de los negocios, que ahora mismo estarían ultimando los servicios informáticos de la Agencia Tributaria.
Entre los beneficios del futuro sistema de facturas verificables, estaría el ahorro en tiempo, en costes de gestión y en posibles errores a la hora de presentar los impuestos. En IVA, por ejemplo, esto podría ayudar en un futuro a que los negocios tengan ya rellenadas sus autoliquidaciones, con el ahorro que esto supondría, apuntaron fuentes de la Administración
Además, según distintos expertos fiscales, aunque el sistema no sea obligatorio, no hay que olvidar que, cuando entre en vigor, es posible que la Agencia Tributaria vaya a aumentar su vigilancia sobre aquellos contribuyentes que no están adheridos a Veri*factu, puesto que los que sí lo estén ya habrán remitido toda su información fiscal en tiempo real a la AEAT.
Aparte, todas las facturas que se remitan a través del sistema incluirán el distintivo «VERI*FACTU‘, que permitirá a los autónomos certificar a sus clientes y a la Administración que sus operaciones y sus ingresos están siendo verificados al instante por la Agencia Tributaria.
¿Cómo funcionará el nuevo sistema voluntario para enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria?
El reglamento para los programas de facturación recién aprobado -y que se puede consultar en este enlace– guarda todo un capítulo destinado a las características y funcionamiento del nuevo sistema de remisión de facturas a la Agencia Tributaria, que deberán incorporar los softwares.
Éste funcionaría de forma muy parecida al Sistema Inmediato de Información (SII), al que ya están obligadas determinadas empresas que facturan más de seis millones de euros anuales, o Ticket BAI, también obligatorio para los negocios del País Vasco. A diferencia de ellos, de momento, la adhesión a VERI*FACTU será voluntaria para los autónomos.
Características y funcionamiento de Verifactu
Según explica la orden ministerial, para los autónomos que elijan la opción de ‘activar’ Veri*factu en su programa, la remisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria se realizará mediante mensajes en formato XML con los contenidos y estructura establecidos en la ley. Además, estos sistemas informáticos deberán implementar un mecanismo de control basado en el tiempo de espera entre envíos, el cual tomará inicialmente el valor de 60 segundos.
El funcionamiento del nuevo sistema sería el siguiente: el programa informático realizará el envío del primer conjunto de registros de facturación a la Agencia Tributaria. La Administración devolverá, entre otros datos, un valor actualizado del tiempo de espera entre envíos.
Una vez recibidos, los ficheros remitidos a la Agencia serán sometidos a diversas validaciones de calidad En caso de que todo esté correcto y la factura supere el filtro, se recibirá la respuesta afirmativa por parte de Hacienda, aunque esto no impide que pueda haber posteriores validaciones por parte de la Inspección.
Si la remisión fuera rechazada por no cumplir las validaciones establecidas, se informará del código de error que motiva el rechazo
El sistema informático deberá reintentar periódicamente, al menos una vez cada hora, el envío de los registros de facturación pendientes de remitir. Asimismo, la plataforma deberá avisar de que se ha producido una incidencia que ha impedido la remisión de todas las facturas, indicando cuántas faltan por remitir.
El envío de las facturas a la Agencia recibirá como respuesta, entre otros datos, un código seguro de verificación cuando al menos uno de los registros de facturación del fichero remitido sea correcto y, por tanto, se acepte su envío. El remitente podrá utilizar este código para verificar ante Hacienda que se ha remitido la información correctamente.
Plazos para que los autónomos se acojan cada año al sistema Veri*factu
Según explica la orden ministerial, los autónomos que estén interesados en remitir automáticamente sus facturas podrán iniciar en cualquier momento el funcionamiento de su programa como «VERI*FACTU»
Eso sí, la adhesión a este sistema deberá mantenerse siempre al menos hasta el final del último año en que haya funcionado como tal, es decir, hasta el 31 de diciembre de dicho ejercicio. La forma de renunciar a que el sistema informático funcione como «VERI*FACTU» será cumplimentando el campo previsto a tal efecto en los mensajes de remisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria, donde se indicará la última fecha en la que se enviarán las facturas de esta manera.
El primer mensaje en el que se rellene dicho campo informando de la fecha de fin de funcionamiento como «VERI*FACTU» deberá remitirse antes del final del año natural en el que se quiera hacer la renuncia.
Los autónomos deberán comprobar que su programa está certificado e incorpora Veri*Factu
En cuanto a los plazos de adaptación a los nuevos programas, que deberán incluir Veri*factu, la Agencia Tributaria recordó que tanto el autónomo como el desarrollador y comercializador del software tienen responsabilidad con la nueva normativa, pero las exigencias son distintas. «El que tiene que velar por que el programa cumpla con todos los requisitos -también dar la opción de verificar las facturas- es el desarrollador y será él el que tenga que responder ante Hacienda si no se cumplieran».
En cuanto a los autónomos, explicaron las mismas fuentes de la Administración Tributaria, si nos remitimos a la Ley General Tributaria se puede observar que se dice que «constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados». Y aquí también se incluye el incumplimiento de que el software no incorpore la funcionalidad Veri*factu.
Por tanto, de lo que se deberá preocupar el autónomo es de que el programa que «compre, en su momento, cuente con esa certificación, que no es estándar y que se deberá preocupar cada fabricante de desarrollar para dejar claro que su programa cumple con todas las condiciones de la nueva orden», añadieron desde la Agencia Tributaria.
Sanciones de hasta 50.000 euros para los negocios que no cumplan los requisitos
La ley antifraude estableció por primera vez «la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros».
El apartado 21 del mismo artículo aclara, entre otras cosas, que «se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados», en base a la orden ministerial que se acaba de publicar.
