Perder una factura puede convertirse en un problema serio para cualquier autónomo. Más aún cuando nos encontramos a sólo unos pocos días de que finalice la campaña de la RENTA.
Pueden darse dos situaciones: que el gasto ya se haya incluido en la contabilidad y se haya deducido en la declaración, o que no se haya registrado por miedo a no poder justificarlo.
El primer paso siempre será intentar recuperar el documento. Pero si esto no es posible, existen alternativas que pueden ayudar a justificar el gasto ante una posible revisión.
- ¿Qué hacer cuando se pierde una factura que ha emitido un proveedor?
- ¿Es siempre obligatoria una factura para deducir un gasto?
- ¿Qué consecuencias puede tener no justificar correctamente un gasto?
- Recomendaciones de la experta
¿Qué hacer cuando se pierde una factura que ha emitido un proveedor?
“La respuesta puede parecer obvia, pero lo primero que debe hacer el autónomo es contactar con el proveedor y solicitar una nueva copia de la factura”, explicó la asesora fiscal María Orea, CEO del portal Tuplanfiscal.com.
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga al emisor a expedir un duplicado si el cliente lo solicita por extravío. “El artículo 14 detalla las condiciones que debe cumplir este documento para que sea válido”, apuntó la experta.
¿Cómo deben ser las copias para que tengan validez?
Los duplicados de factura tienen la misma eficacia legal que el documento original, siempre que cumplan ciertos requisitos.
En primer lugar, hay que tener en cuenta que sólo se puede emitir un duplicado en dos casos:
- Cuando haya varios destinatarios en una misma operación.
- Cuando se haya perdido el original por cualquier causa.
La réplica debe ser idéntica al documento original, incluyendo todos los datos fiscales obligatorios (emisor, receptor, fecha, concepto, base imponible, IVA, etcétera).
Además, es imprescindible que figure claramente la mención “duplicado” o “copia” en el documento.
Una vez emitido, este documento puede usarse para justificar el gasto ante Hacienda y deducir tanto el IRPF como el IVA correspondiente.
¿Qué documentos se pueden aportar si no se consigue recuperar la factura?
En ocasiones, puede ocurrir que el proveedor haya cerrado, no colabore o ya no exista. En estos casos, hay formas de intentar justificar el gasto ante una eventual revisión fiscal, aunque no garantizan su aceptación.
“Si no se consigue el duplicado, se pueden presentar documentos auxiliares, aunque Hacienda no está obligada a aceptarlos”, explicó María Orea. Entre ellos:
- Extractos bancarios o justificantes de pago (transferencia, tarjeta…).
- Correo electrónico del proveedor confirmando el importe y concepto.
- Presupuestos aceptados o contratos previos.
- Tique de caja o albarán, si procede.
- Capturas de pantalla, si fue una compra online.
Eso sí, advirtió la experta: “Ninguno de estos documentos equivale a una factura”. Aun así, su aportación puede ayudar a demostrar la realidad de la operación y su vinculación con la actividad económica.
¿Es siempre obligatoria una factura para deducir un gasto?
La necesidad o no de factura para deducir un gasto, dependerá de la naturaleza del mismo y del tipo de impuesto. “Aunque siempre conviene tener la factura, no es estrictamente obligatoria para deducir un gasto en la declaración de la RENTA. En el caso del IVA, en cambio, sí se requiere necesariamente la factura completa para poder deducirlo”, puntualizó Orea.
¿Qué suele ocurrir al justificar gastos con tiques y sin factura en RENTA?
En determinadas circunstancias, Hacienda puede aceptar la deducción de un gasto incluso cuando se presenta un ticket en lugar de una factura, siempre que el gasto esté justificado y relacionado con la actividad.
“Suelen ser habitualmente aceptados por Hacienda”, explicó la asesora. “Por ejemplo, un trayecto en taxi, si se justifica con ticket y se demuestra que está vinculado a la actividad profesional”.
De hecho, existen precedentes judiciales que avalan este criterio. La Sentencia 318/2019 del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña reconoció la validez de tickets sin factura cuando el gasto es habitual en la actividad y la Administración no logra justificar su rechazo.
Gastos que no necesitan de factura para deducirlos en RENTA
La experta fiscalista consultada aclaró que es importante tener en cuenta que “hay gastos que, aunque no tengamos factura nos vamos a poder deducir”. Algunos de ellos son los siguientes:
- Gastos financieros.
- Seguros.
- Gastos de personal, si se tiene a personas contratadas.
- Cuotas de Seguridad Social como autónomos.
¿Qué consecuencias puede tener no justificar correctamente un gasto?
Si un gasto ya se ha deducido y finalmente no puede probarse con factura o no se aceptan los documentos alternativos aportados, Hacienda podría excluirlo del resultado fiscal.
Según detalló María Orea, las consecuencias podrían incluir:
- Regularización del IRPF
- Reintegro del IVA deducido indebidamente.
- Posiblemente, intereses de demora.
- Sanciones, si Hacienda considera que hubo negligencia o intención de eludir el pago.
Recomendaciones de la experta
Para minimizar los riesgos y evitar perder facturas que ya se han deducido, María Orea ofreció algunas recomendaciones prácticas:
- Digitalizar las facturas tan pronto como se reciben y guardar una copia en la nube (Drive, Dropbox, etcétera).
- Usar programas de facturación que permita emitir y almacenar documentos automáticamente.
- Conciliar mensualmente los gastos registrados con las facturas emitidas o recibidas.
- Utilizar herramientas que conecten banco y facturación, para facilitar la justificación de los pagos.
- Contar con un proveedor que ofrezca servicios de digitalización de tiques y los convierta en facturas.
