Muchos autónomos tienen dudas sobre cuándo o cómo hacer su primera contratación. Según el abogado laboralista Jaume Barcons, contratar a un primer trabajador es una de las decisiones más importantes –y también una de las más difíciles– que debe tomar un autónomo cuando su negocio necesita más manos para salir adelante.
Lorenzo Amor, presidente de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos-ATA, suele decir que «un trabajador en una gran empresa suele ser un número; en una mediana, es un apellido; pero, para un autónomo, acaba siendo muchas veces su compañero de fatigas e, incluso, el padrino de su hijo»
- Lo primero que debe saber un autónomo antes de contratar
- ¿Qué tipo de contrato conviene más al negocio?
- Obligaciones mensuales del autónomo como empleador
- Registro horario obligatorio
- Casos especiales: qué pasa si el trabajador es menor de edad
- Bonificaciones a la contratación: ventajas y riesgos para el autónomo
- Cuándo se pierde el derecho a la bonificación y sus consecuencias
Contratar el primer empleado marca un punto de inflexión en la vida de un autónomo, supone un compromiso personal, económico y legal, que no siempre resulta fácil de asumir, por los costes que supone, más ahora cuando se elevan las cargas laborales.
Lo primero que debe saber un autónomo antes de contratar
Muchos trabajadores por cuenta propia se enfrentan a esta disyuntiva cuando el volumen de trabajo ya no puede sostenerse en solitario, pero los beneficios aún no son lo suficientemente estables como para asumir una contratación con tranquilidad.
Desde los trámites con la Seguridad Social hasta la elección del tipo de contrato, el control horario o el acceso a bonificaciones, todo debe analizarse con detenimiento para evitar errores que puedan derivar en sanciones o conflictos laborales.
Según explicó el abogado laboralista Jaume Barcons, “lo primero que tenemos que tener en cuenta para contratar a una persona es que tiene que tener un número de afiliación a la Seguridad Social, lo que se conoce como NAF”. Este número identifica al trabajador ante la Seguridad Social y es indispensable para que pueda empezar a cotizar.
En el caso de que la persona nunca haya trabajado antes, será necesario solicitar dicho número a través del sistema RED.
Alta del trabajador en la Seguridad Social: cómo obtener el NAF
El NAF (Número de Afiliación a la Seguridad Social) es obligatorio incluso antes de firmar el contrato. Si el trabajador ya ha estado dado de alta anteriormente, conservará el mismo número, pero si es su primer empleo, será el autónomo, o en en su defecto su gestoría, quien deberá tramitarlo.
“Si es un trabajador inicial, es el autónomo quien tiene que solicitar este número de afiliación a través del sistema autorizado Red”, señaló Barcons. Este trámite debe realizarse antes del alta del trabajador.
¿Qué es el número patronal y por qué es obligatorio para contratar?
“A partir de ahí, el autónomo debe tener un número patronal, que ya se le asignó cuando se dio de alta como autónomo”, explicó Barcons. Es decir, debe estar registrado como empleador ante la Seguridad Social, lo que implica tener un número patronal.
Este código se asocia a una cuenta bancaria desde la cual se abonarán las cuotas mensuales correspondientes, reflejadas en los recibos RNT (Relación Nominal de Trabajadores) y RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones).
¿Qué tipo de contrato conviene más al negocio?
Elegir el tipo de contrato que se va a firmar con el nuevo empleado debe basarse tanto en la duración de la necesidad laboral como en la naturaleza de las tareas a desempeñar.
“Primero debe que decidir qué tipo de contrato se le va a hacer. Si se le va a hacer un contrato temporal o indefinido”, explicó Jaume Barcons. “Debe considerarse si lo que se va a necesitar de esa persona es algo habitual en tu actividad laboral del día a día o es una situación puntual que el dueño del negocio no puede asumir solo”.
Temporal, indefinido o fijo-discontinuo: ¿cómo decidir?
En líneas generales, un contrato indefinido es más apropiado cuando se prevé que el trabajador vaya a cubrir tareas permanentes del negocio. En cambio, los contratos temporales por circunstancias de la producción están pensados para momentos de mayor carga de trabajo, como campañas puntuales, nuevos pedidos o acumulación de tareas.
También existe la opción del contrato fijo-discontinuo, especialmente útil en sectores estacionales como la hostelería o el turismo. “En el caso de tener una actividad de temporada, se puede hacer un contrato fijo discontinuo”, recordó Barcons.
Categoría profesional: cómo fijarla y qué nivel aplicar al inicio
Otro aspecto fundamental es determinar la categoría profesional del trabajador. Esta categoría debe ajustarse a lo establecido en el convenio colectivo que corresponda a la actividad del negocio.
“Normalmente, cuando una persona empieza, le corresponde alguna de las categorías más bajitas”, señaló Barcons. Por ejemplo, en hostelería, “si no tienen experiencia y son jóvenes, les puedes poner un nivel siete bis».
Esta es una categoría de traspaso, es decir, durante el primer año está en esa categoría y luego, si continúan, tienes que aumentar su nivel”.
Obligaciones mensuales del autónomo como empleador
Desde el primer mes, el autónomo adquiere una serie de obligaciones mensuales que debe cumplir con puntualidad.
Entre ellas se encuentran la elaboración de nóminas, el pago del salario y la conservación de los documentos laborales.
“Mensualmente le tendrá que hacer la nómina y pagarle puntualmente entre los días 1 y el 5 de cada mes”, explicó el abogado laboralista Jaume Barcons.
Emisión de nóminas y plazos de pago
“El trabajador puede reclamar el salario únicamente durante un año”, recordó Barcons. Por eso es fundamental dejar constancia documental de cada pago y respetar los plazos.
Las nóminas pueden entregarse en papel o subirse a un portal digital al que tenga acceso el empleado, pero siempre deben estar a disposición del trabajador.
Conservación de nóminas: durante cuántos años y por qué
Aunque el trabajador sólo puede reclamar impagos del último año, el autónomo debe conservar las nóminas durante al menos cuatro años. Esto es así porque puede haber una petición de justificación ante la Seguridad Social, que puede solicitar esta documentación.
“El autónomo debe conservar las nóminas durante unos cuatro años por la cotización, que son cuatro años”, aclaró Barcons.
Registro horario obligatorio
Desde hace años, la ley obliga a todos los empleadores, incluidos los autónomos con trabajadores a su cargo, a llevar un registro diario de la jornada laboral.
“No llevar al día este registro horario implica una sanción de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social”, advirtió Jaume Barcons. “Si te lo piden y no lo tienes, puede conllevar una presunción de que el trabajador ha hecho más horas”.
Cómo registrar la jornada laboral y las horas extra
El registro puede llevarse de forma digital, a través de aplicaciones o programas autorizados, o manualmente. En este último caso, debe ser el propio trabajador quien anote, día a día, la hora exacta de entrada y salida, y debe firmarlo regularmente para que tenga validez.
Además, si el trabajador realiza horas extraordinarias, estas también deben registrarse y reflejarse en la nómina.
“Si no se registran las horas, el trabajador puede decir que ha hecho más de las debidas, y goza de presunción a su favor”, explicó Barcons. En otras palabras, si no hay registro, se presume que lo que afirma el trabajador es cierto, salvo prueba en contra.
Si el trabajador denuncia haber hecho horas extra no pagadas, y no existe un control horario fiable, la carga de la prueba recae sobre el empleador.
Casos especiales: qué pasa si el trabajador es menor de edad
Los menores de edad pueden ser contratados a partir de los 16 años, pero necesitan la autorización expresa de sus padres o tutores legales.
“Si el trabajador que se va a contratar tiene 16 años, por ejemplo, no puede hacer trabajo nocturno y debe tener el consentimiento de sus progenitores: del padre o la madre”, explicó Jaume Barcons.
También tienen derecho a mayores tiempos de descanso durante la jornada laboral, y su protección en materia de seguridad y salud laboral es especialmente exigente.
Bonificaciones a la contratación: ventajas y riesgos para el autónomo
Algunos autónomos recurren a las bonificaciones a la contratación de personas desempleadas de larga duración, personas con discapacidad o víctimas de violencia, por ejemplo.
Esto puede verse como una forma de aliviar el coste que supone incorporar a su primer empleado, sin embargo, es fundamental informarse con detalle sobre los requisitos, la duración y las consecuencias de incumplir lo pactado.
“Esto se debe vigilar muy de cerca y mirar bien los requisitos que se exigen”, advirtió Jaume Barcons. “No sólo tienen que ver el ahorro, sino las consecuencias que puede tener para el negocio si luego no pueden mantener ese empleo o esa persona no trabaja bien”.
“Primero tienen que ver si el empleado al que van a contratar tiene derecho o no a un beneficio en la cotización”, señaló Barcons.
Cuándo se pierde el derecho a la bonificación y sus consecuencias
Uno de los principales riesgos de acogerse a una bonificación es perderla de forma retroactiva si no se cumplen las condiciones establecidas. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si el contrato se extingue antes de tiempo o si el despido es declarado improcedente.
“Si extinguen el contrato o despiden a esa persona y el despido fuera improcedente, esa bonificación que se han aplicado la pueden tener que devolver”, advirtió Barcons. Además, añadió, “les pueden aplicar una purga en futuras bonificaciones”.
