Después de que el Consejo de Ministros aprobara a principios de mes el anteproyecto para reducir a 37,5 horas la jornada de trabajo, los autónomos con asalariados a cargo sufrirán un considerable aumento de sus costes para reajustar la jornada. También tendrán que hacer frente a nuevas obligaciones, como el registro horario digital obligatorio que pretende implementar Trabajo. Muchos aún presentan dudas sobre cómo podrán operar para asegurar el correcto fichaje de sus empleados.
Si el texto se convalida finalmente en el Congreso de los Diputados, como ya avanzó este diario, el registro deberá estar conectado de manera remota con la Inspección de Trabajo en tiempo real para dar cumplimiento tanto de la reducción de jornada como de la normativa laboral.
Así, muchos pequeños negocios en los que todavía se llevan a cabo los fichajes de manera manual -con un registro en papel- tendrán que modificar el sistema de fichajes con un método digital para responder a la normativa y que pueda ser accesible de manera telemática por la Inspección.
El incumplimiento de esta obligación también conllevaría un incremento de las sanciones para los empleadores, donde se cuantificarán por cada asalariado. Pasarán a alcanzar una cuantía en su mayor grado de 10.000 euros, y por cada uno de ellos, frente a los 7.500 euros de sanción máxima que se contemplan en el actual régimen sancionador.
¿Qué restricciones tendrán los negocios para aplicar el registro horario digital obligatorio?
Este cambio del registro horario obligatorio, para que sea digital y accesible para la Inspección -cambio que se ejecutaría a partir de la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores-, implica que tanto la ITSS como los representantes de los trabajadores conocerán en todo momento las horas que los empleados hacen. Sin embargo, no será válido cualquier formato de registro de fichajes digital, sino que deberá ser objetivo, fiable, accesible e interoperable.
Ello quiere decir que el sistema empleado tendrá que garantizar la seguridad de los datos que se emplean, la veracidad de la información que se comparte, la práctica personal y directa del procedimiento de fichaje, y la inalterabilidad de estos datos, respetando, además, en todo momento, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y siempre a través de formatos que el sea el negocio el que ponga a disposición del trabajador. En esta línea, estas son las restricciones que se van a presentar.
Fichaje en papel
Como ya se ha mencionado, la implementación del anteproyecto de reducción de jornada conllevará, por tanto, la implementación de aplicaciones tecnológicas -como un software de control horario- para poder cumplir con esta obligación, lo que a su vez generará un pequeño nuevo sobrecoste a los trabajadores por cuenta propia con asalariados a cargo.
Como establece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), “con carácter general y para la implementación del registro de jornada no se precisa el consentimiento del trabajador”, ya que es suficiente la legitimación que proporciona la propia normativa laboral, pero esto no exime a los negocios de informar a los trabajadores de la existencia de este registro digital y de la finalidad del tratamiento de sus datos personales obtenidos con el mismo.
Fichaje con sistemas biométricos
La AEPD prohíbe el fichaje que se realiza por sistemas biométricos, ya se trate de medios de identificación o autenticación, en los que se engloba el fichaje con huella dactilar.
Estos sistemas se encuentra sujetos a una prohibición general -”quedan prohibidos el tratamiento de datos personales (…) y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos, dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física”-, que sólo pueden llevarse a cabo si se produce alguna de las excepciones recogidas en el artículo 9 del propio reglamento.
Entre ellas se incluyen que el interesado dé su consentimiento explícito para el tratamiento de dichos datos personales y que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones específicas del responsable del tratamiento de los datos o del interesado, pero la AEPD estipula que en el caso del registro de jornada y control de acceso con fines laborales, el consentimiento que pueda prestar el empleado no levanta la prohibición de su uso “al existir un desequilibrio entre la persona a la que se somete al tratamiento y quien lo está llevando a cabo”.
Además, el tratamiento de datos en el que se incurre cuando se emplean estos sistemas implica un alto riesgo de infringir los derechos de los empleados, por tratarse de categorías especiales de tratamiento de datos, donde no se eximiría a la empresa en caso de infracción cuando existen sistemas alternativos de fichaje que no presentan estos riesgos.
A su vez, los negocios estarían obligados a realizar una Evaluación de Impacto para la Protección de Datos, con la que acreditar la superación de un triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad en el tratamiento de los datos de los trabajadores.
En ese sentido, cabe destacar que la AEPD multó en 2024 a una empresa con más de 300.000 euros por emplear el sistema de fichaje por huella dactilar sin las medidas de seguridad adecuadas, sin haber informado correctamente a sus trabajadores y sin haber analizado los riesgos en el tratamiento de estos datos.
Fichaje con el teléfono móvil personal
Como ya explicaron a este medio desde el Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS), los medios para llevar a cabo el registro de jornada deben ser, en principio, proporcionados por los negocios, a los que corresponde siempre la carga de la prueba. Por lo que, si la empresa implanta el registro horario mediante una aplicación, «la buena práctica sería “alquilar” este espacio en su móvil para instalar este sistema, ya que no se permite pasar al empleado esa carga de llevar el registro”, explicaron.
Así, cuando se trata de fichajes a través del teléfono móvil -o con el uso del correo personal- la excepción se puede permitir si se cuenta con un acuerdo entre la empresa y los trabajadores. Es necesario, por tanto, en el caso de aquellos negocios donde los empleados fichan a través de aplicaciones en sus terminales personales, que hayan firmado el consentimiento del acuerdo para este uso.
“Si no se cuenta con el consentimiento por escrito, deberá llevarse a cabo a través de un móvil proporcionado por la propia empresa. Y esto sucede igual para el uso del correo electrónico, que deberá ser proporcionado por el negocio si no se obtiene el consentimiento”, explicaron desde la Inspección.
Fichaje a través de Excel
De momento, se permite el fichaje digital a través de las plantillas de sistemas contables como Excel. Como recordaron desde la Inspección, son válidos, siempre que sea el empleado el que inscriba en las plantillas manualmente sus horas de entrada, salida y descansos previstos, y se confirme con algún tipo de firma electrónica que es él quien ha rellenado estos datos. “Hay que certificar que es el trabajador quien confirma que esas son sus horas de entrada y de salida”.
Por tanto, los empleadores que quieran decantarse por este método deberán vigilar hacia dónde avanza la regulación del nuevo registro horario digital para saber con certeza que este sistema de control de fichajes seguirá siendo válido.
