- Sustituirá al documento en papel en los transportes que ya estaban obligados a llevarlo
- Los conductores deberán poder mostrar el documento mediante QR o enlace
- Seguir usando papel puede dejar al transportista sin acreditar bien la operación
- La firma electrónica no será necesaria, al menos con carácter general
Como ya adelantó este diario hace unas semanas, los autónomos transportistas y las pequeñas empresas de transporte tendrán que sustituir el documento de control en papel por el nuevo Documento Electrónico de Control Administrativo (DECA) a partir del próximo 5 de octubre.
Ahora, el propio Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible ha aclarado cómo deberá utilizarse este documento digital, qué información deberá contener y cómo deberán mostrarlo los conductores cuando sean requeridos en una inspección.
La obligación afectará al transporte público interior de mercancías por carretera que ya estaba sujeto al documento de control. Y ello, con independencia de que lo realice un autónomo, una pequeña empresa o una compañía de mayor tamaño. También implicará a cargadores, operadores y demás intervinientes en la operación, porque el documento deberá recoger los datos esenciales del servicio y estar disponible para su comprobación por parte de la Administración.
La entrada en vigor no sólo obligará a dejar de usar el papel como soporte ordinario, sino a revisar los programas de gestión, la forma de conservar los documentos y el procedimiento que seguirá el conductor si un agente solicita comprobar la operación en carretera.
Sustituirá al documento en papel en los transportes que ya estaban obligados a llevarlo
“Para muchos transportistas autónomos, la clave estará en saber si su aplicación actual se adaptará al DECA”, explicó a este diario el profesor del Instituto Europeo de Innovación y Negocios (IEIN), Carmelo Dusaín, “o si tendrán que actualizar sus herramientas para acceder a esta versión electrónica del documento de control administrativo que ya se utiliza en muchos transportes de mercancías por carretera”.
Su función seguirá siendo acreditar los datos básicos de la operación, pero dejará de depender de un documento impreso y pasará a generarse, conservarse y consultarse por medios digitales.
El cambio afectará especialmente a los autónomos y pequeñas empresas que todavía trabajan con albaranes, documentos impresos o sistemas poco integrados con sus programas de gestión. Desde el 5 de octubre, en los servicios obligados, el documento deberá estar disponible en formato electrónico y cumplir las especificaciones técnicas fijadas por el Ministerio.
Entre los datos que deberá incluir figuran, según explicó el experto:
- La identificación de los intervinientes.
- La información relativa al transporte.
- Los datos de la mercancía.
- Y los elementos necesarios para que la Administración pueda comprobar la operación.
“La finalidad es que el documento permita verificar de forma rápida quién realiza el servicio, qué mercancía transporta y bajo qué condiciones se está efectuando”, aclaró Carmelo Dusaín.
Esto no significa que todos los transportistas tengan que comprar necesariamente un programa nuevo. “Lo que sí deberán comprobar es que el sistema que ya utilizan, o el que contraten antes de octubre, permite generar documentos compatibles con los requisitos del DECA y conservarlos durante el plazo exigido”.
Los conductores deberán poder mostrar el documento mediante QR o enlace
Una de las principales dudas para los autónomos era qué ocurrirá durante una inspección en carretera. Según las aclaraciones publicadas, el documento electrónico deberá poder consultarse mediante un código QR, una dirección electrónica o un sistema equivalente que permita acceder al contenido del DECA.
“En la práctica, el conductor tendrá que estar en condiciones de facilitar el acceso al documento si un agente lo solicita”, señaló Carmelo Dusaín. “No bastará con que la empresa haya generado el archivo si después no puede mostrarse o verificarse durante el transporte”.
El documento no tendrá que enviarse previamente al Ministerio por cada operación. La obligación consistirá en generarlo correctamente, conservarlo en un repositorio accesible y garantizar que pueda consultarse cuando la Administración lo requiera.
Este punto es importante para los pequeños negocios, porque reduce parte de la carga administrativa que podía generar dudas en el sector. “No se trata de comunicar cada porte a Transportes antes de realizarlo, sino de disponer de un documento electrónico válido y localizable cuando sea necesario”, aclaró el profesor del IEIN.
Seguir usando papel puede dejar al transportista sin acreditar bien la operación
Otra cuestión práctica es qué pasará si un autónomo continúa utilizando documentos en papel después del 5 de octubre. “En los transportes obligados al DECA, el papel dejará de ser el soporte ordinario para cumplir con esta exigencia documental”, indicó Carmelo Dusaín. Para quien, seguir trabajando como hasta ahora “puede derivar en incidencias durante una inspección”.
El riesgo no es no tener el documento, sino en no poder acreditar la información exigida en el formato previsto por la normativa. Si el agente no puede verificar el DECA, señaló el profesor, “la empresa podría enfrentarse a un incumplimiento documental y a las sanciones que correspondan según la normativa de transporte”.
Por eso, los pequeños transportistas deberían revisar antes de la entrada en vigor cómo van a generar el documento, quién lo hará en cada servicio y cómo se asegurará de que el conductor puede mostrarlo en carretera. La adaptación no afecta solo al departamento administrativo, sino también a la operativa diaria.
También será conveniente aclarar con cargadores y operadores quién emitirá el documento en cada caso. “En muchas operaciones intervienen varias empresas”, argumentó Carmelo Dusaín, “y una mala coordinación puede provocar que el transporte se inicie sin que el DECA esté correctamente preparado”.
La firma electrónica no será necesaria, al menos con carácter general
Una de las aclaraciones más relevantes para los autónomos es que el DECA no tendrá que incorporar firma electrónica con carácter general para ser válido. Esta precisión evita que miles de pequeños negocios tengan que implantar sistemas adicionales de firma para cada operación de transporte.
La validez del documento dependerá, sobre todo, de que se genere con los datos exigidos, se conserve correctamente y pueda ser consultado por la Administración. “Dicho de otro modo, lo relevante no estará en firmar electrónicamente cada servicio, sino en garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad del documento”.
Transportes contempla además que, en determinados supuestos, un mismo DECA pueda amparar varios servicios, siempre que se cumplan las condiciones previstas. “Esta posibilidad puede resultar útil para empresas que realizan rutas repetitivas, operaciones encadenadas o servicios con una organización estable durante la jornada”, concluyó el profesor del IEIN.
Antes de octubre, los autónomos y pequeñas empresas deberían preguntar a sus proveedores informáticos si sus programas estarán adaptados al DECA, cómo se generará el código QR o el enlace de consulta, dónde quedarán almacenados los documentos y qué ocurrirá si el conductor no tiene conexión en el momento de una inspección. Cuestiones operativas que conviene probar antes de que el documento electrónico sea obligatorio.
