Cada verano, muchos autónomos se preguntan hasta dónde pueden decidir sobre las vacaciones de sus empleados. La ley reconoce cierta autonomía organizativa. Sin embargo, también establece criterios estrictos para garantizar que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones en términos pactados de mutuo acuerdo.
Tanto la normativa laboral como la jurisprudencia reciente dejan claro que las vacaciones deben acordarse entre empresa y trabajador. Sólo en casos muy concretos el empleador podrá fijarlas unilateralmente, pero cumpliendo siempre ciertas garantías mínimas. Además, si el negocio ha mantenido prácticas flexibles durante años –como permitir que el empleado elija libremente sus días– esas costumbres pueden convertirse en un derecho adquirido que no puede modificarse sin negociación.
En este contexto, María Fuertes, abogada laboralista del despacho Navas & Cusí, recomienda a los negocios que “más que buscar los límites de lo que pueden hacer, deberían invertir la frase y crear sistemas de diálogo que permitan compatibilizar las necesidades organizativas con las expectativas razonables de sus empleados”.
- Los negocios deben intentar llegar a un acuerdo con sus trabajadores
- ¿Qué margen tienen los negocios para decidir vacaciones sin acuerdo?
- En los negocios, la costumbre se convierte en un derecho del trabajador
- Cambiar las reglas sin negociar puede acarrear problemas
- También es responsabilidad del negocio garantizar que los empleados disfruten las vacaciones
- Decálogo de prácticas para evitar conflictos en verano
- Respetar los derechos mínimos del trabajador
- Negociar o acordar con el trabajador
- Respetar el preaviso legal de dos meses
- Establecer plazos para solicitar las vacaciones
- Definir criterios objetivos para resolver solapamientos
- Limitar determinados periodos si hay razones organizativas
- Documentar las necesidades productivas
- Reflejar las normas en el contrato o manual interno
- Pactar siempre las vacaciones por escrito
- Evitar modificar prácticas previas sin negociación
- Promover activamente el disfrute de las vacaciones
- Respetar los derechos mínimos del trabajador
Los negocios deben intentar llegar a un acuerdo con sus trabajadores
El sistema legal establece un orden de prioridad: primero se negocia; si no hay acuerdo, se aplica el convenio; y sólo si no existe normativa aplicable, podrá decidir la empresa, siempre con respeto a los mínimos legales.
La Ley prioriza el acuerdo
La normativa laboral marca que las vacaciones deben fijarse de común acuerdo entre el empleador y la persona trabajadora. La decisión del autónomo puede imponerse siempre que se cumplan algunas condiciones muy concretas.
Así lo establece el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que indica que el periodo vacacional debe pactarse a través del convenio colectivo o, en su defecto, en el contrato individual. Según explicó el abogado laboralista Luis San José, el objetivo es claro: “Garantizar que el periodo vacacional sea justo, conocido con antelación, y compatible con la organización del trabajo”.
Sólo cuando no hay acuerdo entre las partes y tampoco hay una regulación específica en el convenio colectivo, la empresa podrá fijar unilateralmente las fechas de vacaciones. Pero deberá respetar unas garantías mínimas: el trabajador tiene derecho a disfrutar, como mínimo, 15 días naturales consecutivos entre junio y septiembre y, además, la empresa debe comunicar el calendario vacacional con un mínimo de dos meses de antelación.
“El legislador ha querido evitar que la potestad organizativa empresarial se convierta en una imposición arbitraria”, explicó la abogada María Fuertes.
¿Qué margen tienen los negocios para decidir vacaciones sin acuerdo?
En ausencia de acuerdo y de convenio aplicable, el empleador conserva la posibilidad de fijar unilateralmente las vacaciones, pero con condiciones. La más importante es que no puede restar días de vacaciones por festivos que coincidan con el período de descanso. Esos días no computan como vacaciones.
Además, el llamado “período estival” no puede definirse siempre según lo que diga la empresa. Así lo dictaminó recientemente la Audiencia Nacional en la sentencia 34/2025, de 23 de enero que, según subrayó María Fuentes “tiene implicaciones prácticas enormes” ya que “declaró nula la práctica de una empresa de computar como días de vacaciones los festivos que caían inmediatamente después del período de descanso del trabajador”
“La empresa no puede fijar de forma unilateral dicho periodo, sino que debe ajustarse a la definición astronómica del verano”, recoge literalmente la sentencia. En concreto, se impide ampliar el verano más allá del 21 de septiembre, salvo que el convenio colectivo indique lo contrario. “A partir de ahora, el verano a efectos laborales va del 21 de junio al 21 de septiembre, aproximadamente”, aclaró la abogada.
En los negocios, la costumbre se convierte en un derecho del trabajador
Muchos autónomos tienden a gestionar las vacaciones con flexibilidad, especialmente cuando el equipo es pequeño y la relación con los empleados es cercana. Sin embargo, esa permisividad -por ejemplo, dejar que el trabajador elija sus fechas sin restricciones- puede acabar generando un derecho adquirido que no se puede retirarse.
Así lo estableció el Tribunal Supremo en su sentencia 67/2020, que resolvió un conflicto colectivo planteado por los trabajadores de una empresa de limpieza. Durante años, los empleados habían podido escoger libremente sus vacaciones. Cuando la empresa cambió de política e impuso las fechas que mejor se ajustaban a su organización interna, los tribunales dieron la razón a los trabajadores.
El Alto Tribunal consideró que la práctica “llevada a cabo durante años implicó la existencia de una condición más beneficiosa” y no podía eliminarse de forma unilateral. Cualquier cambio debía hacerse conforme al procedimiento de modificación sustancial de las condiciones de trabajo previsto en el artículo 41 del Estatuto, “lo que implica justificar las razones del cambio y, en su caso, compensar a los trabajadores afectados”, aclaró Fuentes.
“La empresa no puede, bajo la excusa del mero ejercicio de sus facultades organizativas y directivas, alterar esa situación unilateralmente”, dictaminó el Alto Tribunal.
Cambiar las reglas sin negociar puede acarrear problemas
Imponer nuevas restricciones a las vacaciones sin negociar puede ser considerado un cambio sustancial en las condiciones de trabajo, con los consiguientes riesgos legales. Según explicó María Fuertes, varias sentencias del Tribunal Supremo así lo confirman, reforzando el principio de que las costumbres mantenidas en el tiempo crean derechos.
Una de ellas es la 824/2020, de 30 de septiembre, en la que el Supremo anuló la decisión de una empresa que prohibió a parte de su plantilla cogerse vacaciones en julio y agosto, meses tradicionalmente utilizados para descansar. La sentencia determinó que esta limitación constituía una modificación sustancial y exigía aplicar el procedimiento previsto en el artículo 41.
Otra sentencia destacada, la 465/2024, de 13 de noviembre, reafirma que si un negocio ha permitido sistemáticamente que los empleados disfruten vacaciones al año siguiente, durante la semana de Reyes, no puede eliminar esta opción sin negociarlo y justificarlo. Para los jueces, se trata de una mejora adquirida que se incorpora a las condiciones del contrato.
También es responsabilidad del negocio garantizar que los empleados disfruten las vacaciones
Tal y como avanzó este medio, una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Navarra establece que el derecho a las vacaciones no se extingue si el empleador no ha hecho lo posible por facilitar su disfrute. La jurisprudencia actual refuerza la idea de que son los negocios quienes deben impulsar activamente que su plantilla tome los días de descanso que le corresponden.
Este deber no se limita a conceder las vacaciones, sino que obliga a promoverlas de forma efectiva. Además, el plazo para disfrutar de las vacaciones puede extenderse hasta 18 meses después del final del año en que se devengaron, especialmente si no ha habido posibilidad real de disfrutarlas por causas imputables al empleador.
Para evitar reclamaciones, que podrían llegar incluso años después, el negocio debe conservar pruebas de que ha promovido ese disfrute -correos, mensajes, notificaciones-.
Decálogo de prácticas para evitar conflictos en verano
Aunque las vacaciones deben pactarse y respetar unos mínimos legales, los pequeños negocios pueden adoptar medidas organizativas que les ayuden a planificarlas sin conflictos.
Es fundamental actuar con previsión, transparencia y siempre por la vía del acuerdo, dentro del marco legal y respetando los derechos de los trabajadores.
Según los abogados consultados, estas son las principales herramientas legales y organizativas que pueden aplicar los autónomos evitar problemas al organizar las vacaciones de sus empleados:
Respetar los derechos mínimos del trabajador
Las vacaciones no pueden durar menos de 30 días naturales ni excluir los 15 días consecutivos entre junio y septiembre. Tampoco pueden sustituirse por dinero ni restarse días festivos del saldo de vacaciones.
Negociar o acordar con el trabajador
Las fechas deben fijarse de común acuerdo. Sólo si no hay pacto ni regulación en el convenio colectivo, la empresa podrá decidirlas, respetando siempre los derechos mínimos.
Respetar el preaviso legal de dos meses
El calendario de vacaciones debe comunicarse con al menos dos meses de antelación, incluso si se fija por necesidad organizativa.
Establecer plazos para solicitar las vacaciones
El autónomo puede fijar por contrato que los empleados deben pedirlas con al menos un mes de antelación. Esto facilita la planificación interna.
Definir criterios objetivos para resolver solapamientos
En caso de que varios trabajadores soliciten los mismos días, es posible aplicar criterios como la antigüedad o la conciliación familiar, siempre que se comuniquen previamente y sean objetivos.
Limitar determinados periodos si hay razones organizativas
Se pueden establecer restricciones durante campañas clave o picos de trabajo -por ejemplo, Navidad o rebajas-, siempre que existan motivos objetivos y estén bien justificados.
Documentar las necesidades productivas
Si hay limitaciones específicas para conceder vacaciones (por ejemplo, contratos con clientes o alta carga de trabajo en ciertas fechas), es importante guardar pruebas y “comunicar con antelación suficiente las necesidades organizativas que pueden limitar ciertas opciones”, explicó Fuentes.
Reflejar las normas en el contrato o manual interno
“Se pueden incluir en los contratos de trabajo cláusulas que regulen el disfrute vacacional, siempre que respeten los mínimos legales”, aclaró la abogada.
Pactar siempre las vacaciones por escrito
Es recomendable dejar constancia por escrito de todo el proceso: solicitudes de los trabajadores, respuestas, intentos de negociación y acuerdos alcanzados.
Evitar modificar prácticas previas sin negociación
Si en años anteriores se ha permitido cierta flexibilidad –como la libre elección de fechas–, cambiar esa práctica sin acuerdo previo puede considerarse una modificación sustancial.
Promover activamente el disfrute de las vacaciones
El derecho no se pierde por no solicitarlo, si no ha existido una oportunidad real. Se aconseja enviar recordatorios y conservar pruebas del impulso al disfrute.
“Las empresas pueden y deben establecer procedimientos claros para la gestión de las vacaciones”, recordó la abogada María Fuertes. Aunque es imprescindible revisar el convenio colectivo, ya que “muchos establecen reglas obligatorias sobre periodos de disfrute, plazos de comunicación, o preferencias (antigüedad, conciliación familiar, etcétera).”
